9 dicas para abrir um escritório de contabilidade

Empreender na área contábil é um sonho comum entre muitos que ainda estão na faculdade e também entre contadores que, hoje, atuam como empregados ou autônomos. Para esses públicos, não faltam boas dicas para abrir um escritório de contabilidade e tirar suas ideias do papel. Neste artigo, juntamos algumas das melhores delas. Acompanhe!

O assunto já foi abordado aqui no blog, quando listamos perguntas fundamentais a serem feitas antes de abrir um escritório contábil. Mas para o profissional que tem esse objetivo para a sua carreira, é preciso ir além. E é por isso que apresentamos as 9 dicas a seguir:

1. Tudo começa pelo planejamento (sempre ele)

Sabe aquele conselho que você, enquanto contador, dá aos futuros empresários que o procuram para um suporte na abertura de empresa? Sim, estamos falando da importância do plano de negócios. Para se tornar um empresário contábil, não dá para deixar de lado esse valioso documento. É nesta etapa que você precisa responder qual será efetivamente o negócio que irá iniciar. Isso inclui prever:

Quais serviços irá prestar;
Se o escritório será generalista ou escolherá uma segmentação;
Qual será o seu público-alvo;
Em qual diferencial você irá apostar para vencer a concorrência;
Qual a viabilidade da sua proposta de empresa no mercado atual;
Qual a necessidade de investimento inicial e sua capacidade de atendê-la.
Fica claro que você precisa realizar uma pesquisa de mercado, pois necessita conhecer bem o terreno onde pisará, não é verdade? Abrir um escritório não pode ser uma aventura, nem mesmo correr o risco de ser apenas mais um na multidão.

2. Faça um check list burocrático

“Faça o que eu digo, mas não o que faço” ou “Em casa de ferreiro, espeto de pau” são dois ditados populares que podem ser utilizados para se referir à hipotética (e inaceitável) situação de falta de algum documento ou licença exigido para abrir um escritório de contabilidade. Como as burocracias são muitas, faça um checklist para regularizar a sua atuação junto a todos os órgãos, sejam eles municipais, sejam estaduais ou federais.

3. Defina sua localização

Um escritório contábil não se beneficia da instalação em um shopping, tampouco em uma zona rural, você concorda? Em linhas gerais, o cenário ideal para o seu novo negócio depende muito do público que espera atingir. Mas como regra básica, o contador não deve estar muito distante dos centros comerciais, para que possa ser acessado com facilidade por novos e antigos clientes.

Ao definir sua localização, considere ainda a necessidade de deslocamento, tanto para atendimento a empresas em suas sedes quanto para visitas a órgãos oficiais, como secretarias da Fazenda, delegacias da Receita Federal e Junta Comercial. Quanto menos tempo perder nessas tarefas, melhor.

4. Pense no espaço que você precisa

Outro aspecto importante que acaba afetando a escolha do local para instalar o seu escritório está na estrutura que você pretende montar para ele. No seu plano de negócios, você deve ter chegado a um número ideal de clientes que espera atender no mercado no qual irá atuar, certo? Essa informação dará embasamento para definir o porte da sua empresa. O próprio tipo de serviço que irá prestar influencia na necessidade ou não de delimitação de espaços, contratação de funcionários e aquisição de equipamentos, por exemplo.

É interessante prever ao menos uma recepção, uma sala para reuniões e uma sala para cada contador, já que as atividades demandam foco e concentração. Se você optar pela gestão informatizada e seus clientes integrarem informações com o escritório por meio da tecnologia, poupará espaço, pois dispensará a reserva de uma sala exclusiva para armazenamento de documentos em papel.

Ainda sobre estrutura, embora não exista uma norma técnica brasileira específica para a montagem de um escritório de contabilidade, há várias outras que contemplam aspectos de segurança. O Sebrae lista as principais delas neste link.

5. Capriche na montagem do time

De quantos profissionais você precisará no dia a dia? Quais atividades poderão ser terceirizadas? Ao prever a montagem da equipe, seja criterioso para garantir que haverá tranquilidade para o trabalho de todos. Não vale dar a largada já sobrecarregando colegas ou mesmo contratando pessoas que acabarão com mão de obra ociosa ou utilizada em outra função.

Se o seu orçamento inicial é restrito, nada impede de começar sozinho, talvez como microempreendedor individual (MEI), já que essa é uma atividade permitida no programa federal (CNAE 6920-6/01).

Mas fique atento: conforme o negócio for crescendo, você não poderá mais acumular tarefas, como recepcionar clientes e atender o telefone. Depois, não terá mais como responder a todas as demandas contábeis sozinho. E, se o futuro for promissor, precisará de profissionais para cuidar da gestão financeira e administrativa.

6. Comece padronizando tarefas

Entre as dicas para abrir um escritório de contabilidade, sempre que possível, é indicado criar um método de trabalho. Isso significa ter um calendário de rotinas e também um modus operandi para a realização de tarefas comuns. Como as demandas tendem a ser muitas, e com prazos diferentes, a organização é fundamental para estar com tudo em dia. Não há como ter sucesso na sua empreitada se falhar com um cliente e fazêlo pagar uma multa por isso, por exemplo.

7. Foque na qualidade do que oferece

É bastante provável que você inicie seu escritório sedento por clientes. Afinal, quanto mais, melhor, certo? Nem sempre é assim que funciona. Quando o assunto é construir um negócio sólido, você precisa conhecer a sua real capacidade de atendimento, dentro de um padrão mínimo de qualidade. A concentração em quantidade de clientes não demora a cobrar a conta e ela pode ser pesada, abreviando a sua jornada pelo empreendedorismo.

A melhor forma de crescer, sem dúvidas, é conquistando o cliente com soluções eficientes, o que passa por agilidade, qualidade e preço justo.

8. Elabore estratégias de divulgação

Desde os primeiros passos do seu escritório e durante toda a existência dele, é preciso se preocupar com marketing. Por mais que você tenha resistência ao tema ou pense se tratar de um gasto desnecessário, elabore uma estratégia. Afinal, se não houver divulgação planejada, como atrair clientes?

O sucesso de uma campanha de marketing depende do foco na persona, que nada mais é do que um retrato fiel do seu público-alvo. É preciso saber como ele gosta de ser acessado para que o investimento tenha o melhor retorno possível.

Dependendo do seu perfil de cliente, pode ser interessante apostar em ações de marketing offline, como anúncios em jornais e revistas empresariais, folders e panfletos. Cada vez mais, contudo, é no meio online que estão os melhores resultados. Mas tudo depende de estratégia, seja nas redes sociais, ao montar seu site de contabilidade, seja na criação e na alimentação de um blog, por exemplo. Independentemente da sua estratégia, não esqueça de atender às normas de contabilidade, que estabelecem regras específicas para o marketing de escritórios contábeis.

9. Fique de olho nas oportunidades

Uma das melhores dicas para abrir um escritório de contabilidade e crescer é não perder nenhuma oportunidade de vista. O bom posicionamento no mercado não combina com estagnação. Busque parcerias e marque presença em eventos de entidades de classe na sua cidade ou região, como associações empresariais.

Também faça sua adesão à Federação Nacional das Empresas de Serviços Contábeis (Fenacon), mantenha-se atualizado e acompanhe a movimentação do Conselho Federal de Contabilidade (CFC) e suas regionais.

Além disso, sempre que houver a oportunidade de inovar, aposte nessa prática, pois boas ideias costumam funcionar como um diferencial competitivo interessante e eficaz para ficar à frente dos concorrentes.

Bônus: o que aqueles que já chegaram lá têm a dizer

A página da ContaAzul para Contadores no Facebook instigou seus seguidores a registrarem um conselho para quem ainda vai se formar na área contábil. Apesar de a ação não ter sido proposta com qualquer caráter de pesquisa de opinião, chama a atenção como determinadas palavras e expressões aparecem repetidamente entre as dicas.

Amor pela profissão, ética, moral, coragem, dedicação, conhecimento e atualização são dicas bastante comuns entre aqueles que já estão trabalhando na profissão que escolheram.

Mas mesmo entre eles, há muitos que talvez desejam deixar a atuação como autônomos e busquem dicas para abrir um escritório de contabilidade. Afinal, tornar-se um empresário contábil agrega ao contador o cargo (e as responsabilidades) de empreendedor.

Elencamos abaixo alguns dos melhores conselhos dos seguidores no Facebook:

1. Conheça a responsabilidade

“Nessa profissão, o mais importante é amar o que faz, porque é muita responsabilidade, os prazos e as multas não são brincadeira, então, você fica com o sistema nervoso abalado. Mas eu amo o que faço e, graças a Deus, tive a certeza disso já na época em que fazia faculdade.”

O que a Rosy de Paiva diz faz todo o sentido. Abrir um escritório de contabilidade aumenta ainda mais essa pressão por resultados, que às vezes parte do cliente e, em outras, do próprio contador. Esteja ciente dessa responsabilidade antes de ter seu negócio próprio na área.

2. Agregue valor ao cliente

“Ofereça valor, seja companheiro, estude sempre, inove e, o principal, tenha amor ao que se propõe a fazer. Dinheiro é consequência do seu dia a dia.”

Em uma só frase, Geovani Scalioni deu dois conselhos que já mereceram abordagem especial aqui no blog, sobre agregar valor ao cliente e sobre a necessidade de inovar na contabilidade. Se você deseja ter um escritório, pense nisso!

3. Cogite a especialização

“Se tiver a oportunidade de entrar para a carreira de auditoria, será muito bom, pois além de você ver sua evolução no conhecimento e carreira, você vê a contabilidade em sua essência e nos mais diversos mercados.”

A dica de Victor Manuel Duarte Junior é específica sobre o ramo da auditoria contábil, que certamente é uma das excelentes oportunidades para abrir um escritório de contabilidade no Brasil. E para o profissional já estabelecido e que deseja crescer, especializar-se em outra área e segmentar sua atuação pode render bons frutos.

4. Estude e atualize-se

“Leia e estude as NBC desde o 1° semestre.”

Apesar de ser um conselho curto e direto, o que Ellen Priscylla fala tem grande abrangência. As normas brasileiras de contabilidade são constantemente atualizadas. Dessa forma, não há como abrir um escritório e oferecer um bom serviço ao cliente sem conhecer em detalhes o que esses regulamentos preveem.

5. Mantenha-se firme em atendimento às normas éticas

“Muitos chegarão à sua esquerda e tentarão lhe induzir a fazer coisas erradas, mas seja forte que tu não serás induzido.” Abrir um escritório contábil, por vezes, coloca o empreendedor diante de obstáculos para manter clientes. Como lembraram Salmeiron Júnior e outros seguidores no Facebook, nem sempre a empresa atendida deseja fazer tudo certo e sequer compreende ou dá valor à informação contábil. Manter-se firme eticamente é um dever! E estimular seu cliente a fazer o mesmo é o desafio.

Considerações finais

Neste artigo, você viu algumas valiosas dicas para abrir um escritório de contabilidade. Se você ainda está estudando ou se deseja deixar a atuação como autônomo ou empregado para ter um negócio próprio, use as informações com as quais teve contato hoje para ampliar seus conhecimentos. O caminho do empreendedorismo contábil não é fácil, mas é enriquecedor — e não exatamente no sentido financeiro, mas nas oportunidades que se abrem junto com a empresa.

Fonte: Jornal Contábil