DOM 14/10/2014
Dispõe sobre o sistema de processo administrativo eletrônico, “e-doc”, no âmbito do poder executivo municipal.
O PREFEITO DO MUNICÍPIO DE SÃO LUIS, no uso das atribuições que lhe confere a Lei Orgânica Municipal, e,
CONSIDERANDO a necessidade de adotar medidas eficientes e eficazes para a modernização da Administração Municipal a fim de salvaguardar as informações e dar celeridade aos processos e documentos em trâmite no Município,
DECRETA:
CAPÍTULO I
DA IMPLEMENTAÇÃO DO SISTEMA DE PROCESSO ADMINISTRATIVO ELETRÔNICO NO ÂMBITO DO PODER EXECUTIVO MUNICIPAL
Art. 1° O uso de meio eletrônico na produção, registro, tramitação, consulta, transmissão e arquivamento de documento e processo administrativo pela Administração Pública Municipal será admitido nos termos deste Decreto.
§ 1° A implantação do Sistema de Processo Administrativo Eletrônico, “e-doc” ocorrerá de forma gradual, conforme cronograma definido pelo Comitê Gestor do processo, a qual será dividida da seguinte forma:
1ª Fase – Implantação do módulo de Processos Físicos;
2ª Fase – Implantação do módulo de Processos e Documentos Virtuais.
§ 2° Aplica-se o disposto neste Decreto, indistintamente, aos processos administrativos bem como aos documentos, no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Municipal, direta e indireta.
§ 3° Para o disposto neste Decreto considera-se:
I – meio eletrônico – qualquer forma de armazenamento ou tráfego de documentos e arquivos digitais;
II – transmissão eletrônica – toda forma de comunicação à distância com a utilização de redes de comunicação, preferencialmente a rede mundial de computadores;
III – assinatura eletrônica – as seguintes formas de identificação inequívoca do signatário:
a) assinatura digital;
b) assinatura cadastrada.
Art. 2° A Secretaria Municipal de Informação e Tecnologia – SEMIT providenciará os meios necessários para a implementação e funcionamento dos serviços do Sistema de Processo Administrativo Eletrônico.
Art. 3° São de exclusiva responsabilidade dos usuários:
I – o sigilo da assinatura eletrônica, não sendo oponível, em qualquer hipótese, alegação de seu uso indevido;
II – a preparação dos documentos digitais e anexos, em conformidade com as restrições impostas pelo Sistema, no que diz respeito à formatação e características técnicas.
CAPÍTULO II
DO COMITÊ GESTOR
Art. 4 ° O Comitê Gestor do Processo Administrativo Eletrônico será composto por membros e respectivos suplentes vinculados aos órgãos municipais, designados por ato do Chefe do Poder Executivo.
§ 1° O Comitê Gestor, por seu (sua) Presidente (a) poderá convidar representantes de outros órgãos, entidades da administração pública ou de organizações da sociedade civil, para participar das reuniões e discussões por ele organizadas.
§ 2° A função de membro do Comitê Gestor será considerada prestação de serviço relevante, não remunerada.
Art. 5° O Comitê Gestor supervisionará o gerenciamento, a especificação , o desenvolvimento, a implantação, o suporte e a manutenção corretiva e evolutiva do Sistema de Processo Administrativo Eletrônico.
Art. 6° São atribuições do Comitê Gestor do Processo Administrativo Eletrônico:
I – definir a metodologia , o fluxo e tramitação dos expedientes, a padronização da infraestrutura, aplicações e dados;
II – garantir a adequação do Sistema aos requisitos legais e às necessidades da Administração Pública Municipal;
III – definir as premissas e as estratégias utilizadas para a especificação, o desenvolvimento, os testes, a homologação, a implantação e a integridade de operação do sistema;
IV – promover a integração com demais órgãos e entidades necessários ao desenvolvimento e implantação do Sistema;
V – priorizar e deliberar sobre as necessidades de manutenção do Sistema e encaminhá-las às áreas pertinentes.
Art. 7° As deliberações referentes ao Sistema de Processo Administrativo Eletrônico, objeto do presente Decreto , dar-se-ão por meio de resoluções do Comitê Gestor publicadas no Diário Oficial do Município.
CAPÍTULO III
DA ASSINATURA ELETRÔNICA
Art. 8° Nos órgãos e entidades municipais, a produção e envio de documentos, processos, petições, pareceres , despachos, informações em geral, recursos bem como a prática de atos processuais administrativos por meio eletrônico serão admitidos mediante a utilização de assinatura eletrônica na forma deste Decreto , sendo obrigatório o credenciamento prévio dos usuários na SEMIT.
§ 1° O credenciamento na SEMIT será realizado mediante procedimento no qual esteja assegurada a adequada identificação presencial do interessado .
§ 2° Ao credenciado serão atribuídos registro e meio de acesso ao sistema, de modo a preservar o sigilo , a integridade e a autenticidade de suas comunicações.
§ 3° O Poder Executivo Municipal poderá criar cadastro único para o credenciamento previsto neste artigo.
Art. 9° A assinatura eletrônica será admitida sob as seguintes modalidades:
I – assinatura digital, baseada em certificado digital emitido por autoridade certificadora credenciada na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP-Brasil);
II – assinatura cadastrada, credenciada pela SEMIT , com fornecimento de login e senha para o credenciado.
§ 1° Para o uso de qualquer das duas modalidades de assinatura eletrônica, o usuário deverá, previamente, credenciar-se mediante o comparecimento pessoal ao local designado e preenchimento do termo respectivo contendo sua qualificação , no qual será aposta a assinatura do credenciado com data e hora do credenciamento no Sistema.
§ 2° Alterações de dados cadastrais poderão ser feitas pelos usuários, a qualquer momento, na seção respectiva do Portal da Prefeitura de São Luis.
Art. 10° A prática de atos assinados eletronicamente dar-se-á na forma estabelecida neste Decreto e implicará a responsabilização legal do credenciado pelo uso indevido da assinatura eletrônica.
CAPÍTULO IV
DOS DOCUMENTOS, DA CONSULTA E DA SEGURANÇA DO PROCESSO ADMINISTRATIVO ELETRÔNICO
Art. 11° A Administração Pública Municipal desenvolverá sistema eletrônico de processamento de documentos e processos administrativos por meio de autos total ou parcialmente digitais , utilizando, preferencialmente, a rede mundial de computadores e acesso por meio de redes internas e externas.
§ 1° Todos os atos processuais do processo administrativo eletrônico serão assinados eletronicamente na forma estabelecida neste Decreto e utilizarão apenas o formato PDF (Portable Document Format).
§ 2° O processo administrativo eletrônico estará disponível para vista dos autos ou consulta, mediante uso de senha, no portal da Prefeitura de São Luis , por qualquer interessado, pessoa física ou jurídica, assim considerados:
I – aqueles que iniciaram o processo;
II – aqueles que, não tendo iniciado o processo , tenham direitos ou interesses que possam ser afetados pela decisão administrativa;
III – as pessoas ou associações legalmente constituídas em defesa de direitos e interesses difusos.
§ 3° Nos casos em que haja garantia legal do sigilo ou que mereçam restrição à consulta pública, o acesso será limitado a servidores previamente autorizados e aos interessados na forma do § 2° deste artigo .
Art. 12° Os documentos produzidos eletronicamente ou os convertidos em arquivos por meio de digitalização e juntados a processo , requerimento ou petição administrativa eletrônica, com garantia da origem e de seu signatário, na forma estabelecida neste Decreto, são considerados originais para todos os efeitos legais.
§ 1° Os extratos digitais e os documentos digitalizados e juntados aos autos pelos órgãos e entidades da Administração Pública Municipal, têm a mesma força probante dos originais, ressalvada a alegação motivada e fundamentada de adulteração antes ou durante o processo de digitalização.
§ 2° A argüição de falsidade do documento original será processada eletronicamente na forma da lei processual em vigor.
§ 3° Os originais dos documentos digitalizados a que se refere o § 1° deste artigo deverão ser preservados pelo seu detentor até que proferida a decisão irrecorrível.
§ 4° Os originais em meio físico relativos a notas fiscais, contratos e documentos de empresas contratadas pela Administração Pública Municipal, após a digitalização e juntada ao processo eletrônico, deverão ser remetidos ao setor responsável pelo arquivamento.
Art. 13° A apresentação e a juntada da defesa, dos recursos e das petições em geral, em formato digital, nos autos de processo administrativo eletrônico, podem ser feitas pelos interessados, por meio dos órgãos e entidades públicos envolvidos, hipótese em que a autuação deverá ser feita fornecendo-se recibo eletrônico de protocolo.
§ 1° Feita à autuação, o processo seguirá a tramitação legalmente estabelecida para os processos físicos.
§ 2° Para fins de comprovação futura, a parte interessada receberá de volta o original, do qual constará carimbo ou etiqueta com a identificação da entrada do processo administrativo eletrônico, os quais deverão ser conservados ate que decaia o direito da Administração de rever o ato administrativo terminativo eventualmente praticado no processo.
§ 3° Os documentos cuja digitalização seja tecnicamente inviável devido ao grande volume, ou por motivo de elegibilidade, deverão ser apresentados ao órgão competente no prazo de dez dias contados do envio de petição eletrônica comunicando o fato, 08 quais serão devolvidos à parte após decisão irrecorrível.
Art. 14° A juntada ou apensamento de um processo administrativo eletrônico a outro será efetuada com a anexação dos documentos daquele a este, certificando-se o ocorrido nos autos e no andamento processual.
Art. 15° Os autos do processo administrativo eletrônico deverão ser protegidos por sistemas de segurança de acesso e armazenados em meio que garanta a autenticidade, a acessibilidade, a integridade e a preservação dos dados, sendo dispensada a formação de autos suplementares.
Art. 16° O eventual desentranhamento de arquivos ou peças do processo administrativo eletrônico deverá ser certificado nos autos.
CAPÍTULO V
DO TRÂMITE ELETRÔNICO DOS ATOS PROCESSUAIS
Art. 17° Todas as comunicações oficiais que transitem entre órgãos e entidades da Administração Pública Municipal serão feitas preferencialmente por meio eletrônico.
Art. 18° No processo administrativo eletrônico, todas as citações, intimações e notificações serão praticadas segundo as regras ordinárias, digitalizando-se O documento físico, que deverá ser posteriormente destruído, na forma deste Decreto.
CAPÍTULO VI
DO ARQUIVAMENTO E DESARQUIVAMENTO DO PROCESSO ADMINISTRATIVO ELETRÔNICO
Art. 19° O arquivamento ou desarquivamento justificado do processo administrativo eletrônico somente poderá ser determinado por autoridade competente, conforme normalização estabelecida.
Art. 20° Para a prática de ato em processo administrativo eletrônico desarquivado, o setor de Arquivo enviará o processo para a unidade requisitante, lançando a necessária tramitação.
Art. 21° O processo eletrônico referente a servidores, aposentados e pensionistas, atingida a finalidade a que se destina e lançadas as informações nos respectivos sistemas do Município, será arquivado com carga para o setor responsável.
Art. 22° A conservação dos autos do processo poderá ser efetuada total ou parcialmente por meio eletrônico.
Parágrafo único. A digitalização de autos, em tramitação ou já arquivados, será precedida de publicação de editais de intimações ou da intimação pessoal das partes e de seus procuradores, para que, no prazo preclusivo de trinta dias, se manifestem sobre o desejo de manterem pessoalmente a guarda de algum dos documentos originais.
CAPÍTULO VII
DAS DISPOSIÇÕES FINAIS
Art. 23° incumbe às unidades administrativas, por meio de servidores designados para tal fim, verificar diariamente no sistema a existência de carga de processos eletrônicos pendentes de providências.
Art. 24° O uso inadequado do processo administrativo eletrônico que cause prejuízo aos interessados ou à Administração Pública Municipal está sujeito à apuração de responsabilidade civil e criminal, bem como à aplicação de sanções administrativas.
Art. 25° Ficam convalidados os atos praticados por meio eletrônico até a data de publicação deste Decreto, desde que atingida sua finalidade e não tenham causado prejuízo aos interessados.
Art. 26° Este Decreto entra em vigor em trinta dias após a sua publicação.
PALÁCIO DE LA RAyAlsM31ÈRE EM SÃO LUÍS, 18 DE SETEMBRO DE 2014, 193° DA INDEPENDÊNCIA E 126° DA REPÚBLICA.
EDIVALDO DE HOLANDA BRAGA JÚNIOR
Prefeito