NOTA FISCAL ELETRÔNICA – ASPECTOS OPERACIONAIS
ÍNDICE:
1. EMISSÃO
1.1. GERAÇÃO
1.2. TRANSMISSÃO
1.3. ANÁLISE
1.3.1. AUTORIZAÇÃO DE USO
1.3.2. DENEGAÇÃO
1.3.3. REJEIÇÃO DO ARQUIVO
2. DISPONIBILIZAÇÃO AO DESTINATÁRIO E AO TRANSPORTADOR
3. CONSULTA
4. CONFERÊNCIA
5. CANCELAMENTO
6. INUTILIZAÇÃO DE NUMERAÇÃO
7. CARTA DE CORREÇÃO
8. MANIFESTAÇÃO DO DESTINATÁRIO
9. GUARDA E CONSERVAÇÃO

1. Emissão
1.1. Geração
A NF-e deverá ser emitida conforme leiaute estabelecido em Ato COTEPE, observadas as seguintes formalidades:
a) o arquivo digital da NF-e deverá ser elaborado no padrão XML (Extended Markup Language);
b) a numeração da NF-e será seqüencial de 1 a 999.999.999, por estabelecimento e por série, devendo ser reiniciada quando atingido esse limite;
c) a NF-e deverá conter um código numérico gerado pelo emitente, que comporá a chave de acesso de identificação da NF-e, e ser assinada pelo emitente, com assinatura digital, certificada por entidade credenciada pela Infra-estrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, contendo o número de inscrição no CNPJ de qualquer dos estabelecimentos do contribuinte, a fim de garantir a autoria do documento digital.
Para a emissão da NF-e, o contribuinte poderá utilizar “software” desenvolvido ou adquirido por ele ou, ainda, utilizar o “software” disponibilizado pela Secretaria da Fazenda, no endereço eletrônico www.fazenda.sp.gov.br/nfe, e adotar séries distintas, observado o disposto no artigo 196 do Regulamento do ICMS, mediante lavratura de termo no livro Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrências – RUDFTO (modelo 6).
As séries serão designadas por algarismos arábicos, em ordem crescente, vedada a utilização de subsérie.
1.2. Transmissão
A transmissão do arquivo digital da NF-e deverá ser efetuada via Internet, com protocolo de segurança ou criptografia, mediante utilização do “software” emissor.
Com a transmissão do arquivo digital considera-se solicitada a Autorização de Uso da NF-e.
1.3. Análise
Antes de conceder a Autorização de Uso da NFe, a Secretaria da Fazenda analisará, no mínimo, a situação cadastral do emitente e do destinatário, o credenciamento do emitente para emissão de NF-e, a autoria da assinatura do arquivo digital da NF-e, a integridade do arquivo digital da NF-e, a observância do leiaute do arquivo digital, estabelecido em Ato COTEPE e a numeração da NF-e.
Após a análise, a Secretaria da Fazenda comunicará o emitente, alternativamente da concessão da Autorização de Uso da NF-e, da denegação da Autorização de Uso da NF-e devido à irregularidade cadastral do emitente ou do destinatário ou da rejeição do arquivo digital da NF-e.
A comunicação da Secretaria da Fazenda será efetuada pela Internet, mediante protocolo disponibilizado ao emitente ou a terceiro por ele autorizado, contendo, conforme o caso, o número do protocolo, a chave de acesso, o número da NF-e ou a data e a hora do recebimento da solicitação de Autorização de Uso da NF-e.
1.3.1. autorização de uso
Considera-se emitida a NF-e no momento em que for concedida a respectiva Autorização de Uso da NF-e.
A Autorização de Uso da NF-e concedida pela Secretaria da Fazenda não implica a validação das informações contidas na NF-e.
A autorização de uso identifica a NF-e de forma única por meio do CNPJ do emitente, número, série e ambiente de autorização.
Ainda que formalmente regular, não será considerado documento fiscal idôneo a NF-e que tiver sido emitida ou utilizada com dolo, fraude, simulação ou erro que implique, mesmo que a terceiro, o não-pagamento do imposto ou qualquer outra vantagem indevida.
Após a concessão da Autorização de Uso da NF-e, a NF-e não poderá ser alterada, devendo eventuais erros serem sanados por meio de Carta de Correção Eletrônica – CC-e.
1.3.2. denegação
Na hipótese de denegação da Autorização de Uso da NF-e o arquivo digital transmitido ficará arquivado na Secretaria da Fazenda para consulta, identificado como “Denegada a Autorização de Uso” e não será possível sanar a irregularidade e solicitar nova Autorização de Uso da NF-e para NF-e de mesmo número.
As NF-e denegadas deverão ser escrituradas no Registro de Saídas do emitente, com valores zerados.
1.3.3. rejeição do arquivo
O arquivo será rejeitado em decorrência de:
a) falha na recepção ou no processamento do arquivo;
b) falha no reconhecimento da autoria ou da integridade do arquivo digital;
c) não credenciamento do emitente para emissão de NF-e;
d) duplicidade do número da NF-e;
e) falha na leitura do número da NF-e;
f) outras falhas no preenchimento ou no leiaute do arquivo digital da NF-e.
Na hipótese de rejeição do arquivo digital da NF-e o arquivo digital rejeitado não será arquivado na Secretaria da Fazenda para consulta. Nesse caso, o emitente poderá transmitir, novamente, o arquivo digital da NF-e nos casos previstos nas alíneas “a”, “b” e “e” acima.
2. Disponibilização ao Destinatário e ao Transportador
Deverá ser encaminhado ou disponibilizado “download” do arquivo da NF-e e seu respectivo Protocolo de Autorização de Uso, conforme padrão estabelecido por Ato COTEPE ao destinatário da mercadoria, pelo emitente da NF-e imediatamente após o recebimento da autorização de uso da NF-e, e ao transportador contratado, pelo tomador do serviço antes do início da prestação correspondente.
3. Consulta
Após a concessão da Autorização de Uso da NF-e, a Secretaria da Fazenda disponibilizará consulta à NF-e, na Internet, no endereço eletrônico www.fazenda.sp.gov.br/nfe, pelo prazo mínimo de 180 (cento e oitenta) dias.
A consulta poderá ser efetuada mediante informação da chave de acesso da NF-e.
Após o prazo supracitado, a consulta à NF-e poderá ser substituída por informações que identifiquem a NF-e, tais como número, data de emissão, CNPJ do emitente e do destinatário e valor da operação ou da prestação, as quais ficarão disponíveis por cinco anos.
A consulta poderá também ser efetuada à Receita Federal do Brasil, no endereço eletrônico www.nfe.fazenda.gov.br.
4. Conferência
Nas hipóteses em que for obrigatória a emissão de NF-e em substituição a Nota Fiscal modelo 1 ou 1-A, o destinatário deverá verificar o correto cumprimento da obrigação, sendo vedado o recebimento de mercadoria acobertada por outro tipo de documento fiscal, exceto nas hipóteses previstas em lei.
O destinatário deverá, ao receber a NF-e, verificar a validade da assinatura digital e a autenticidade do arquivo digital da NF-e e a concessão da Autorização de Uso da NF-e, mediante consulta eletrônica à Secretaria da Fazenda.
4. Cancelamento
O contribuinte emitente deverá solicitar o cancelamento da NF-e, mediante Pedido de Cancelamento de NF-e, transmitido à Secretaria da Fazenda, quando, observadas as demais disposições da legislação pertinente, cumulativamente, não tenha ocorrido a circulação da mercadoria ou a prestação do serviço e tenha decorrido período de tempo de no máximo 24 (vinte e quatro) horas desde a concessão da autorização de Uso da NF-e.
O Pedido de Cancelamento de NF-e e o Pedido de Inutilização de Número de NF-e:
a) deverá observar o leiaute estabelecido em Ato COTEPE;
b) deverá conter assinatura digital do emitente, certificada por entidade credenciada pela Infra-estrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, contendo o número de inscrição no CNPJ de qualquer dos estabelecimentos do contribuinte, a fim de garantir a autoria do documento digital;
c) deverá ser transmitidos via Internet, com protocolo de segurança ou criptografia, podendo a transmissão ser realizada mediante utilização do “software” utilizado para emissão;
d) terá o seu deferimento ou indeferimento comunicados pela Internet, mediante protocolo disponibilizado ao solicitante ou a terceiro por ele autorizado, contendo, conforme o caso, o número do protocolo, a chave de acesso, o número da NF-e e a data e a hora do recebimento da solicitação pela Secretaria da Fazenda.
O Pedido de Cancelamento de NF-e transmitido à Secretaria da Fazenda será recebido fora do prazo regulamentar, em até 480 (quatrocentos e oitenta) horas do momento da concessão da Autorização de Uso da NF-e, mediante prévia autorização ou posterior denúncia espontânea a respeito da extemporaneidade.
As NF-e canceladas deverão ser escrituradas no Registro de Saídas do emitente, com valores zerados.
5. Inutilização de Numeração
Na hipótese de quebra de seqüência da numeração, o estabelecimento emitente deverá solicitar a inutilização do número da NF-e, mediante Pedido de Inutilização de Número de NF-e, até o 10° (décimo) dia do mês subseqüente àquele em que ocorrer a quebra de seqüência da numeração.
O pedido de inutilização seguirá o mesmo trâmite do pedido de cancelamento e também poderá ser realizado fora do prazo regulamentar, mediante prévia autorização ou posterior denúncia espontânea.
As numerações inutilizadas deverão ser escrituradas no Registro de Saídas do emitente, com valores zerados.
6. Carta de Correção
Após a concessão da Autorização de Uso da NF-e, o emitente poderá sanar erros em campos específicos da NF-e, por meio de Carta de Correção Eletrônica – CC-e, transmitida à Secretaria da Fazenda.
Não poderão ser sanados erros relacionados:
a) às variáveis consideradas no cálculo do valor do imposto, tais como: valor da operação ou da prestação, base de cálculo e alíquota;
b) a dados cadastrais que impliquem alteração na identidade ou no endereço do remetente ou do destinatário;
c) à data de emissão da NF-e ou à data de saída da mercadoria;
d) ao número e série da NF-e.
A Carta de Correção Eletrônica – CC-e deverá observar o leiaute estabelecido em Ato COTEPE, conter assinatura digital do emitente, certificada por entidade credenciada pela Infra-estrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, contendo o número de inscrição no CNPJ de qualquer dos estabelecimentos do contribuinte, a fim de garantir a autoria do documento digital, ser transmitida via Internet, com protocolo de segurança ou criptografia.
A comunicação da recepção da CC-e pela Secretaria da Fazenda será efetuada pela Internet, mediante protocolo disponibilizado ao emitente ou a terceiro por ele autorizado, contendo, conforme o caso, o número do protocolo, a chave de acesso, o número da NF-e e a data e a hora do recebimento e não implica validação das informações contidas na CC-e ou da admissibilidade da respectiva hipótese de emissão.
Quando houver mais de uma CC-e para uma mesma NF-e, deverão ser consolidadas na última CC-e todas as informações retificadas anteriormente.
7. Manifestação do Destinatário
O destinatário deverá manifestar-se sobre sua participação na operação acobertada pela NF-e emitida para o seu CNPJ, mediante comunicação das seguintes informações à Secretaria da Fazenda, conforme o caso:
a) “Confirmação da Operação”, operação descrita na NF-e ocorrida;
b) “Operação não Realizada”, operação descrita na NF-e solicitada pelo destinatário, mas não realizada;
c) “Desconhecimento da Operação”, operação descrita da NF-e não solicitada pelo destinatário.
A comunicação deverá ser efetuada por meio do aplicativo de manifestação do destinatário, disponibilizado no endereço eletrônico: www.fazenda.sp.gov.br/nfe, ou de qualquer outro que atenda os mesmos padrões.
A manifestação conterá assinatura digital, certificada por entidade credenciada pela Infra-estrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP – Brasil, contendo o número de inscrição no CNPJ de qualquer dos seus  estabelecimentos e será transmitida via Internet, com protocolo de segurança ou criptografia.
A manifestação do destinatário, referida no inciso II do artigo 30, deverá ser realizada nos prazos adiante indicados, contados da data de autorização de uso da NF-e.
Em caso de operações internas:
“Manifestação do Destinatário”    Dias
Confirmação da Operação    20
Operação não Realizada    20
Desconhecimento da Operação    10
Em caso de operações Interestaduais:
“Manifestação do Destinatário”    Dias
Confirmação da Operação    35
Operação não Realizada    35
Desconhecimento da Operação    15
Em caso de operações interestaduais destinadas a área incentivada:
“Manifestação do Destinatário”    Dias
Confirmação da Operação    70
Operação não Realizada    70
Desconhecimento da Operação    15
A manifestação do destinatário é obrigatória para estabelecimentos distribuidores de combustíveis, desde 01/03/2013, em relação às NF-e que acobertem operações com combustíveis e lubrificantes, derivados ou não de petróleo, postos de combustíveis e transportadores revendedores retalhistas, desde 01/07/2013, em relação às NF-e que acobertem operações com combustíveis e lubrificantes, derivados ou não de petróleo, estabelecimentos adquirentes de álcool para fins não combustíveis, transportado a granel, desde 01/07/2014, em relação às NF-e que acobertem operações com essa mercadoria.
8. Guarda e Conservação
O emitente e o destinatário da NF-e deverão conservar a NF-e em arquivo digital, sob sua guarda e responsabilidade, pelo prazo de cinco anos, mesmo que fora da empresa, para apresentação ao fisco quando solicitado.
Quando o destinatário não for obrigado à emissão de NF-e, a obrigatoriedade será de guarda, pelo mesmo período supra, do Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica – DANFE.
Relativamente à mercadoria que retornar por não ter sido entregue ao destinatário, o emitente da NF-e deverá guardar, pelo mesmo prazo acima citado, o DANFE que serviu para acompanhar a mercadoria cujo verso deverá conter indicação do motivo da não entrega.