O SECRETÁRIO MUNICIPAL DE GESTÃO, no uso de suas atribuições legais,
CONSIDERANDO a responsabilidade dos órgãos da Administração Pública Municipal na proteção e conservação dos documentos de valor probatório, informativo, cultural e histórico;
CONSIDERANDO a importância da implementação da política municipal de gestão documental nos órgãos e entidades da Administração Pública Municipal, visando à elaboração e à aplicação de Planos de Classificação e Tabelas de Temporalidade de Documentos, em conformidade com as disposições do Decreto n° 57.783, de 13 de Julho de 2017, em especial nos artigos 13 e 16;
CONSIDERANDO, por fim, a necessidade de reduzir ao mínimo essencial a documentação acumulada nos arquivos das Secretarias Municipais, da Controladoria Geral do Município, das Prefeituras Regionais, das Autarquias, das Fundações e das Empresas Públicas Municipais, sem prejuízo da salvaguarda dos atos administrativos, constitutivos e extintivos de direito, bem como das informações indispensáveis ao processo decisório e à preservação da memória histórica,
RESOLVE:
Art. 1° Ficam estabelecidos os procedimentos para definição dos Pontos Focais na Administração Pública Municipal, que terão a função de auxiliar na elaboração das Tabelas de Temporalidade: Atividades – Meio e Fim referentes aos documentos produzidos e recebidos nos Órgãos da Administração Pública Municipal, integrantes do Sistema de Arquivo do Município de São Paulo, conforme art. 7 ° do Decreto n° 57.783, de 13 de Julho de 2017.
§ 1° Para os fins do caput deste artigo, considera-se Tabela de Temporalidade o instrumento resultante da avaliação documental que define os prazos de guarda e a destinação de cada série documental, nos termos do art. 12, II, do Decreto n° 57.783/2017.
§ 2° Para os fins do caput deste artigo, considera-se Ponto Focal o servidor designado, mediante Portaria do Órgão ou entidade municipal integrante do Sistema de Arquivos do Município de São Paulo, para exercer as atividades constantes do artigo 3° desta Portaria.
Art. 2° Os Órgãos e entidades integrantes da Administração Pública Municipal terão o prazo de 15 (quinze) dias úteis, contados a partir da publicação desta Portaria, para designar um servidor e um suplente para atuarem como Ponto Focal, respeitadas as seguintes diretrizes:
I – Os servidores deverão ser designados mediante Portaria;
II – Nas entidades municipais que possuem unidades regionalizadas, deverá ser indicado um Ponto Focal por unidade regional, com seu respectivo suplente;
III – Designados os Pontos Focais e seus suplentes, nos termos do inciso I deste artigo, a Coordenadoria de Gestão Documental, da Secretaria Municipal de Gestão, deverá ser comunicada pelo seguinte endereço eletrônico: gestaodocumental@prefeitura.sp.gov.br;
IV – Na impossibilidade do Ponto Focal ou de seu suplente exercerem as atividades constantes do artigo 3° desta Portaria, deverão os Órgãos e entidades integrantes da Administração Pública Municipal nomear substitutos, respeitando, para cada nova designação, os termos dos incisos I a III deste artigo;
V – O Ponto Focal exercerá suas funções enquanto houver a necessidade de elaboração e atualização da Tabela de Temporalidade de seu Órgão.
Art. 3° São atribuições do Ponto Focal:
I – Ter conhecimento das áreas específicas da documentação a ser analisada;
II – Solicitar e acompanhar o preenchimento do Formulário de Identificação Documental, que será encaminhado pela Coordenadoria de Gestão Documental, da Secretaria Municipal de Gestão, durante a elaboração da Tabela de Temporalidade;
III – Participar de reuniões com a Coordenadoria de Gestão Documental, da Secretaria Municipal de Gestão, para alinhamento das ações;
IV – Ser o responsável pela comunicação entre seu Órgão e a CGDOC;
V – Centralizar o recebimento dos Formulários de Identificação Documental para posterior envio à CGDOC;
VI – Ser o responsável pela devolução dos Formulários de Identificação Documental à CGDOC;
VII – Agendar reuniões com os servidores responsáveis pela documentação de seu Órgão;
VIII – Auxiliar na definição dos prazos de guarda dos documentos que constarão nas Tabelas de Temporalidade: Atividades – Meio e Fim;
IX – Autuar o processo de elaboração e formalização da Tabela de Temporalidade;
X – Cumprir os prazos estabelecidos pela CGDOC no cronograma de atividades.
Art. 4° A elaboração e formalização das Tabelas de Temporalidade devem observar as seguintes etapas:
I – Reuniões entre os Pontos Focais e a CGDOC para alinhamento do início das atividades, devidamente registradas em atas;
II – Definição do cronograma de atividades;
III – Autuação do processo no Sistema Eletrônico de Informações – SEI;
IV – Encaminhamento do material referente à elaboração das Tabelas de Temporalidade;
V – Identificação Documental através de formulários e reuniões;
VI – Análise dos documentos identificados para padronização de terminologia;
VII – Definição de prazos de guarda;
VIII – Encaminhamento ao Arquivo Histórico Municipal, da Secretaria Municipal da Cultura, para manifestação, nos termos do art. 14, § 1°, do Decreto n° 57.783/2017;
IX – Remessa à CGDOC para análise final quanto aos aspectos materiais;
X – Envio da documentação avaliada na Tabela de Temporalidade à Assessoria Jurídica do Órgão de lotação do Ponto Focal, para análise quanto à regularidade do processo e validação do embasamento jurídico dos documentos e seus prazos de guarda, ressalvada a hipótese do parágrafo único deste dispositivo;
XI – Publicação da Tabela de Temporalidade mediante ato do titular do Órgão da Administração Pública Municipal responsável pela documentação avaliada, ressalvada a hipótese do parágrafo único deste artigo.
Parágrafo único. Caso se trate de Tabela de Temporalidade: Atividades – Meio, classificada nos termos do Comunicado n° 1/SMG/2018, a análise prevista no inciso X deste artigo deverá ser feita pela Coordenadoria Jurídica – COJUR, da Secretaria Municipal de Gestão, devendo a publicação de que trata o inciso XI ser efetuada pelo Secretário Municipal de Gestão.
Art. 5° As dúvidas decorrentes da publicação desta Portaria serão dirimidas pela Coordenadoria de Gestão Documental, da Secretaria Municipal de Gestão.
Art. 6° Esta Portaria entrará em vigor na data de sua publicação.