Uma das coisas mais importantes para manter a gestão financeira da sua empresa em dia é saber como funciona o recolhimento de impostos sobre o que você vende. Em alguns casos, a retenção acontece na nota fiscal (NF). Em outros, por meio de pagamentos únicos.

A retenção de impostos na fonte é um mecanismo usado pelo governo para antecipar uma parte dos valores dos impostos que devem ser pagos pelas empresas.

O imposto retido é aquele que precisa ser pago sobre o valor bruto do produto ou do serviço comercializado pela empresa e deve ser lançado e descontado diretamente na nota fiscal.

Quer dizer que, pelo recolhimento ter sido feito de maneira antecipada, o contribuinte deverá emitir a nota com o valor integral do que foi vendido, mas, destacando os impostos retidos para o desconto financeiro, pelas fixas determinadas em lei

Especificamente sobre esta obrigação, o prestador de serviço continua sendo o responsável pelo imposto, no entanto, o seu cliente fica como o responsável financeiro, ou seja, deve ele repassar os impostos ao governo, por conta disso ele pode descontar do pagamento os impostos retidos, e por outro lado, o prestador tem o direito de desconto o valor antecipado do imposto total devido no mês.

A responsabilidade de declarar à Receita Federal é de ambos, cada nas declarações específicas, o prestador através do ECF e SPED Contribuições, e o cliente na DIRF e em SEFIP.

Essas retenções são chamadas de Contribuições Sociais Retidas na Fonte (CSRF) e recaem sobre os seguintes impostos federais:

PIS (Programa de Integração Social);
COFINS (Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social) e
CSLL (Contribuição Social Sobre o Lucro Líquido).
Além disso, também há uma parcela descontada para o IRPJ (Imposto de Renda Pessoa Jurídica) e o INSS (Instituto Nacional de Seguridade Social).

A retenção do ISS (Imposto Sobre Serviços), que é um imposto municipal, também pode ocorrer na emissão da nota fiscal,e segue o mesmo procedimento, onde o cliente é responsável pelo repasse do valor para prefeitura, onde nesse caso deve ser observado as atividades de serviços que sofrem retenção determinadas na legislação específica de cada município.

Quais empresas precisam reter o imposto na fonte?
Nem todas as empresas precisam fazer a retenção de imposto na nota fiscal. A obrigatoriedade está diretamente ligada à atividade desempenhada por ela e ao regime tributário em que está inserida.

Os microempreendedores individuais (MEIs), estão isentos de fazer a retenção de impostos federais na nota fiscal.

Para o ISS essa regra somente é aplicada para os microempreendedores individuais (MEIs). As microempresas (ME) e as empresas de pequeno porte optantes pelo Simples Nacional sofrem retenção, mais com alíquotas diferenciadas.

No caso deles, o recolhimento dos tributos ocorre de uma vez só, por meio do Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS), normalmente, após o fechamento mensal.

A exceção aqui fica por conta do ISS, como informado acima, que pode ser exigido de maneira antecipada mesmo para as empresas do Simples, mais as empresas do Simples tem condições de abater o ISS retido de suas apurações, evitando assim a bitributação.

A obrigatoriedade de fazer a retenção de impostos federais sobre prestação de serviços é das empresas enquadradas nos regimes tributários de Lucro Real, Lucro Presumido e Lucro Arbitrado.

A regra vale para negócios de diferentes segmentos, como: limpeza, manutenção, conservação, segurança, vigilância, auditoria, assessoria, consultoria, ensino, arquitetura e engenharia, locação de mão de obra, contabilidade e advocacia.

Quando efetuar o recolhimento dos impostos retidos na nota fiscal de serviços
O recolhimento dos tributos retidos na fonte ocorre em momentos distintos, conforme as regras aplicáveis a cada tributo. No caso do Imposto de Renda, o fato gerador se dá pelo crédito ou pagamento à pessoa jurídica prestadora – o que vier primeiro. Em relação à CSRF, é o pagamento à pessoa jurídica beneficiária.

Para ambos os impostos e contribuições, o recolhimento que será feito através de DARF (Documento de Arrecadação de Receitas Federais), deve ocorrer até o último dia 20 do mês subsequente ao fato gerador.

Já no caso do INSS e do ISS, o prazo para o recolhimento destes impostos levará em consideração a competência em que a nota fiscal com as devidas retenções foi emitida. Em relação ao INSS, de acordo com o art. 129 da Instrução Normativa RFB nº 971/2009, a empresa contratante deve efetuar o recolhimento até o dia 20 do mês seguinte à emissão da nota fiscal. Para o ISS, a data de recolhimento pode variar de acordo com a Prefeitura.

Como são feitos os cálculos de retenção no Imposto de Renda
Para entender os cálculos de retenção, vamos simular um cenário fictício:
A Empresa X prestou um serviço para a empresa Y no valor de R$10.000,00. A lei determina que um valor de retenção superior a R$ 10,00 deve sofrer retenção na fonte do PIS, COFINS, CSLL e IRPJ. Neste caso, o cálculo dos impostos e retenções ficaria:

● PIS:
Alíquota total: 0,65%
Quando retido na fonte, a responsabilidade sobre o pagamento do PIS passa integralmente para o tomador (Empresa Y).
O valor da retenção do PIS fica então em R$65,00 (que a empresa Y deverá pagar).

● COFINS:
Alíquota total: 3%
Quando retido na fonte, a responsabilidade sobre o pagamento do PIS passa integralmente para o tomador (Empresa Y).
O valor da retenção do COFINS fica então em R$300,00 (que a empresa Y deverá pagar).

● CSLL:
Alíquota total: 2,8%
Com a retenção, o CSLL fica 1% para o tomador (Empresa Y), e 1,8% para o prestador do serviço (Empresa X).
O valor da retenção do CSLL fica então em R$100,00 (que a empresa Y deverá pagar), restando R$180,00 a serem pagos pela empresa X na data de vencimento do CSLL.

● IRPJ:
Alíquota total: 4,8%
Com a retenção, o IRPJ fica 1,5% para o tomador (Empresa Y), e 3,3% para o prestador do serviço (Empresa X).

O valor da retenção do IRPJ fica então em R$150,00 (que a empresa Y deverá pagar), restando R$330,00 a serem pagos pela empresa X na data de vencimento do IRPJ.
O total retido neste cenário foi R$65 + R$300 + R$100 + R$150, totalizando uma retenção de R$615,00.

Isto significa que a empresa Y pagará à empresa X o valor de R$10.000,00 menos o valor da retenção, o que totaliza um montante líquido de R$9385,00.

A empresa Y estabeleceu então, com esta retenção, o compromisso de realizar o pagamento dos R$615,00 retidos, ficando à empresa X a responsabilidade de pagar os tributos que não foram retidos que, neste caso, ficou R$180 do CSLL + R$330 do IRPJ.

Como um a parte, existe outras situações que temos a retenção do INSS e do IR, como por exemplo sobre os rendimentos provenientes de trabalho não assalariado pago por pessoas jurídicas. Somente IR quando os rendimento forem de aluguéis, de royalties pagos por pessoa jurídica e de ganhos decorrentes de negócios feitos entre pessoas jurídicas, incluindo os de caráter profissional, como corretagem, propaganda e publicidade.

Quando não há o vínculo empregatício, cabe ao trabalhador identificar quando o imposto não é retido para ele mesmo fazer o pagamento do valor devido, evitando uma eventual pendência com o Fisco.

Fonte: Jornal Contábil