(DOM de 07/01/2013)
Dispõe sobre os procedimentos para a realização dos serviços de postagem e circulação de expedientes por meio da Gerência de Recebimento e Expedição – GEREXPE/GEAL/SMAGEA/SMF.
O Secretário Municipal Adjunto de Gestão Administrativa, no uso de suas atribuições legais conferidas pela Lei nº 9.011/2005 e considerando a necessidade de adequação e modernização dos procedimentos de utilização dos serviços postais e de Malote, bem como a racionalização dos seus custos,
RESOLVE:
1 – Da utilização dos serviços postais pela Administração Direta do Município de Belo Horizonte junto à Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos – ECT.
1.1 – O uso dos serviços de Correios deverá ser restrito aos interesses da municipalidade e tais serviços não poderão ser utilizados para envio de documentos destinados às unidades administrativas do Município de Belo Horizonte.
1.2 – Os serviços de correios deverão ser utilizados somente para os casos em que não for possível a utilização do correio eletrônico – e mail.
1.3 – O controle e o acompanhamento das despesas com postagem serão realizados pelas Gerências Financeiras de cada órgão, respeitadas as cotas determinadas pela SMAGEA, em comunicado específico.
1.4 – As despesas extraordinárias com postagem de correspondência e aquelas geradas por meio de parcerias com órgãos externos deverão ser submetidas à aprovação da JUCOF.
1.5 – Da responsabilidade das unidades expedidoras:
1.5.1 – Encaminhar as correspondências para postagem obedecendo aos padrões da ECT, sendo observados, em especial, os seguintes quesitos:
1.5.1.1 – As dimensões dos envelopes, que devem ser de, no mínimo, 90 mm x 140 mm;
1.5.1.2 – A preparação correta dos envelopes, que deverão estar colados, não sendo permitido o uso de grampos, clipes ou quaisquer objetos passíveis de danificar a integridade dos conteúdos;
1.5.1.3 – O preenchimento correto dos envelopes, discriminando o remetente (unidade remetente e endereço completo) e o destinatário (nome, endereço completo, inclusive CEP);
1.5.1.4 – No caso de não utilização de envelopes padronizados, evitar o uso de tonalidades escuras (vermelho, preto, marrom etc.), pois dificultam a impressão da franquia.
1.5.2 – Cuidar para que as correspondências cujo conteúdo se tratar de evento com data pré-estabelecida sejam encaminhadas à GEREXPE para postagem no prazo mínimo de 10 (dez) dias úteis antes do evento, a fim de evitar transtornos e atrasos no recebimento pelo destinatário.
1.5.3 – Produzir os telegramas no Sistema de Postagem Eletrônica – SPE.
1.5.3.1 – Os arquivos contendo os telegramas deverão ser enviados à GEREXPE via e-mail pelo endereço: gerexpe@pbh.gov.br;
1.5.3.2 – É de responsabilidade exclusiva da unidade expedidora todas as informações contidas nos telegramas, em especial os endereços do remetente e do destinatário.
1.5.4 – Observar, para envio de cartas registradas, o preenchimento correto, com letra legível, do envelope, do formulário Aviso de Recebimento – AR e da listagem de “Objetos Apresentados para Registro”.
1.5.5 – Conhecer os produtos de postagem disponibilizados, optando sempre pela modalidade mais vantajosa para o Município.
1.5.6 – Utilizar a modalidade escolhida para postagem de forma a não onerar os custos dos serviços, observando-se, em especial:
1.5.6.1 – A necessidade de recibo comprobatório (AR e/ou telegrama com Pedido de Confirmação – PC);
1.5.6.2 – O prazo limite para que a comunicação alcance o seu destino, sem utilizar os serviços de urgência;
1.5.6.3 – A objetividade do texto dos telegramas.
1.5.7 – Encaminhar as correspondências que serão enviadas por meio dos Correios juntamente com o formulário Expedição de Correspondência AGI-00101209 e com o formulário Controle de Expediente-Malote AGI-00101203 ou Controle de Expediente-Malote AGI-00101204.
1.5.8 – Monitorar as correspondências encaminhadas para postagem, em especial cartas registradas, Sedex, telegramas, com ou sem aviso de recebimento.
1.5.8.1 – Verificada irregularidades na entrega da correspondência e/ou no retorno do AR, reportar-se à GEREXPE, por telefone ou via e-mail, em até 20 (vinte) dias da entrega das correspondências nessa Gerência.
1.6 – Da responsabilidade da GEREXPE:
1.6.1 – Encaminhar os serviços postais para a ECT.
1.6.2 – Fornecer mensalmente a situação financeira das cotas para as Gerências Financeiras.
1.6.3 – Conferir o preenchimento das correspondências e, em caso de irregularidades, devolvê-las à unidade administrativa remetente.
1.6.4 – Importar os arquivos dos telegramas e enviar para ECT via Sistema de Postagem Eletrônica – SPE.
1.6.5 – Instalar o Sistema de Postagem Eletrônica – SPE em novas unidades administrativas, quando solicitado.
1.6.6 – Fornecer às unidades administrativas tabela de preços, serviços e produtos dos correios, quando solicitado.
1.6.7 – Fornecer informações, quando solicitado, sobre o melhor serviço a ser utilizado.
2 – Da utilização dos Serviços de Malotes pela Administração Direta e Indireta do Município de Belo Horizonte
2.1 – O uso dos serviços de malote deverá ser restrito aos interesses da municipalidade.
2.1.1 – Os serviços de malote deverão ser utilizados somente para os casos em que não for possível a utilização do correio eletrônico – e mail.
2.2 – As solicitações de alteração de endereços e/ou criação de novas Unidades Expedidoras deverão ser encaminhadas à GEREXPE, no prazo de 10 (dez) dias úteis antes do evento, para análise de viabilidade e definição do prazo de execução.
2.2.1 – A GEREXPE encaminhará resposta ao solicitante, no prazo de até 5 (cinco) dias úteis após o recebimento da solicitação.
2.3 – Da responsabilidade das unidades expedidoras:
2.3.1 – Evitar a utilização dos serviços da GEREXPE quando se tratar de tramitação de processos, correspondências e documentos destinados a unidades localizadas no mesmo endereço do emitente.
2.3.2 – Centralizar o recebimento de processos, correspondências e demais documentos de suas unidades internas, para entrega ao funcionário da GEREXPE.
2.3.3 – Relacionar o conteúdo do malote a ser enviado no formulário Controle de Expediente-Malote AGI-00101203 ou no formulário Controle de Expediente-Malote AGI 00101204 (Guia de Expedição – GE), em 03 (três) vias, com letra legível e sem rasuras, separando por unidade destinatária.
2.3.4 – Preencher a Guia de Expedição discriminando obrigatoriamente: siglas das secretarias e gerências emitentes e destinatárias e numeração da guia, conforme sequência diária.
2.3.5 – Entregar os documentos ao servidor da GEREXPE, contendo todas as vias do formulário, devidamente assinadas pelo emitente, anexadas aos documentos a serem expedidos.
2.3.6 – Receber e conferir a Guia de Expedição entregue pelo servidor da GEREXPE, assinando a 1ª via no ato do recebimento, onde deverá constar, obrigatoriamente, data, hora do recebimento, nome e BM legíveis.
2.3.7 – Conferir os processos, correspondências e demais documentos entregues pela GEREXPE de acordo com a Guia de Expedição e verificadas irregularidades provindas do órgão emitente, devolvê-los por meio de protocolo nos formulários Controle de Expediente-Malote AGI 00101203 ou Controle de Expediente-Malote AGI 00101204.
2.3.8 – Respeitar o horário de recebimento e entrega do malote.
2.3.8.1 – O funcionário da GEREXPE aguardará apenas a conferência da Guia de Expedição.
2.3.9 – Indicar pelo menos um servidor responsável pelo atendimento ao funcionário da GEREXPE.
2.3.10 – Estabelecer local fixo para que o funcionário da GEREXPE possa realizar a conferência das Guias de Expedição.
2.3.11 – Distribuir internamente os processos, correspondências e demais documentos.
2.3.12 – Manter o arquivo das Guias de Expedição, conforme Tabela de Temporalidade, Decreto nº 9.223/97.
2.3.13 – Evitar a utilização de elásticos, clipes, grampos ou qualquer objeto que possa danificar a integridade dos processos, dando preferência ao uso do barbante.
2.3.14 – Encaminhar e acompanhar os processos por meio de sistema informatizado.
2.4 – Da responsabilidade da GEREXPE:
2.4.1 – Planejar e executar as rotas de atendimento pelos serviços de Malote.
2.4.2 – Transportar os processos, correspondências e demais documentos, preferencialmente, dentro das bolsas de malote.
2.4.3 – Receber e conferir a Guia de Expedição entregue pelas unidades expedidoras, assinando a 2ª via no ato do recebimento, onde deverá constar, obrigatoriamente, data, hora, nome e BM legíveis.
2.4.4 – Cumprir o horário previsto para recebimento e entrega do malote.
2.4.5 – Conferir as Guias de Controle de Expediente, antes da montagem das bolsas de malote.
2.4.6 – Pronunciar-se no prazo de 48 horas após comunicação de irregularidades.
2.4.7 – Preservar a integridade física e o sigilo dos conteúdos dos processos, correspondências e demais documentos.
3 – Das disposições Gerais
3.1 – É vedada a utilização dos serviços discriminados nessa Instrução de Serviço para o encaminhamento e a postagem de correspondência de caráter particular.
3.2 – É vedado utilizar os serviços discriminados nesta Instrução de Serviço para transporte de:
3.2.1 – Qualquer tipo de material líquido;
3.2.2 – Materiais e/ou objetos sujeitos a quebra ou avarias, que possam danificar os expedientes, ou ainda oferecer perigo ao transportador;
3.2.3 – Valores em dinheiro, cheque ou joia.
3.3 – É vedado o envio de correspondências diretamente das unidades para a ECT.
3.4 – Esta instrução entra em vigor na data da sua publicação e revoga as disposições em contrário, em especial a Instrução de Serviço SMAD nº 014/1997.
Belo Horizonte, 03 de janeiro de 2013
Hipérides Dutra de Araújo Ateniense
Secretário Municipal Adjunto de Gestão Administrativa