A DIRETORA VICE-PRESIDENTE DO DEPARTAMENTO ESTADUAL DE TRÂNSITO – DETRAN-SP,
CONSIDERANDO o disposto no Decreto Estadual 64.355, de 31-07-2019, que institui o Programa SP Sem Papel;
CONSIDERANDO o disposto na Resolução SG 57, de 30-09-2019, que aprova o “Manual de orientação para uso do ambiente digital de gestão documental do Programa SP Sem Papel”, define procedimentos e dá providências correlatas;
CONSIDERANDO a necessidade de tornar mais eficiente a gestão documental, bem como a racionalização e otimização dos recursos públicos disponíveis;
CONSIDERANDO a necessidade de substituir gradativamente a produção e tramitação de documentos para formato exclusivamente digital;
CONSIDERANDO que a partir do próximo dia 31 de agosto, todos os documentos produzidos nesta autarquia deverão observar a forma digital;
CONSIDERANDO o engajamento do Detran-SP com a consolidação do Programa SP Sem Papel e da Política Pública de Gestão Documental e Acesso à Informação no âmbito da Administração Pública Estadual,
RESOLVE:
Artigo 1° A partir de 31-08-2020, a produção, gestão, tramitação, armazenamento, preservação, segurança e acesso a documentos e informações arquivísticas de novos documentos no Detran-SP deverão ser feitos exclusivamente no ambiente informatizado do Programa SP Sem Papel (https://www.spsem-papel.sp.gov.br), ressalvados aqueles que integram plataformas digitais já em uso na Autarquia.
§ 1° Os documentos autuados e registrados no SPDOC antes da implantação do programa tramitarão em papel até seu encerramento e destinação, conforme os prazos previstos na Tabela de Temporalidade de Documentos editados pela Administração Pública do Estado e por esta Autarquia.
§ 2° O registro, autuação e tramitação de documentos em meio físico somente serão permitidos nas situações de indisponibilidade temporária do ambiente informatizado e se, simultaneamente, houver comprometimento dos prazos legais ou administrativos, apresentando a matéria caráter de urgência ou emergência, devidamente declarada pela autoridade competente, a fim de justificar sua autuação e cadastramento no SPDOC.
§ 3° Nos casos do § 2° deste artigo, o registro no ambiente informatizado deverá ser realizado imediatamente após seu restabelecimento, tendo ou não ocorrido a conclusão da tramitação.
§ 4° O agente público que receber documento não digital deverá proceder à sua imediata digitalização e inclusão no ambiente informatizado, fornecendo protocolo ao interessado e restituindo-lhe o original, exceto se este constituir documento composto (dossiê, expediente, processo ou prontuário) autuado antes da implantação do ambiente informatizado, cujo volume não tenha sido devidamente encerrado.
§ 5° Caso o recebimento de documentos em papel se dê por intermédio de meio postal ou malotes de entrega, casos em que não é viável a restituição imediata ao interessado, estes permanecerão arquivados na área competente até sua destinação final, conforme os prazos previstos nas Tabelas de Temporalidade de Documentos.
§ 6° Os documentos remetidos por órgãos e entidades públicas e privadas externos poderão ser endereçados em formato digital diretamente para os e-mails institucionais das respectivas áreas competentes estabelecidos por portaria da Presidência, passando o seu tratamento a ser realizado no ambiente informatizado.
Artigo 2° O grupo gestor responsável pela operacionalização do Programa SP Sem Papel no Detran-SP funcionará como Administrador Local, contando com servidores das seguintes áreas:
I – Superintendências Regionais;
II – Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso – CADA;
III – Núcleo de Comunicações Administrativas;
IV – Gerência de Redes, Infraestrutura e Suporte;
V – Assessoria de Imprensa;
§ 1° As áreas constantes dos incisos I a V indicarão à Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso – CADA os nomes dos servidores que terão a atribuição de Administrador Local até o dia 04-09-2020, cuja relação será publicada para conhecimento do corpo funcional da Autarquia.
§ 2° A inclusão ou exclusão definitiva de servidores públicos após a implantação do ambiente informatizado deverá ser solicitada ao Administrador Local pela Gerência de Recursos Humanos, no ato de sua admissão ou demissão.
§ 3° Será de competência do gestor de cada área solicitar ao Administrador Local a alocação de servidor público sob sua gestão em duas ou mais mesas virtuais do ambiente informatizado.
§ 4° Aos Administradores Locais caberão a inclusão e a exclusão de usuários no ambiente informatizado nos termos dos §§ 2° e 3°, além das demais funções constantes do Manual Básico de Operações agregado ao ambiente informatizado.
Artigo 3° Os usuários do ambiente informatizado deverão concluir os cursos de treinamento no Ambiente Virtual de Aprendizagem – AVA, disponibilizados desde 20-08-2020, no sítio eletrônico https://treinamentos.spsempapel.gov.br.
Artigo 4° Para a efetividade desta portaria, observar-se-ão as normas contidas no Decreto Estadual 64.355, de 31-07-2019 e a Resolução SG-57, de 30-09-2019, exarada pela Secretaria de Governo.
Artigo 5° Esta portaria entra em vigor na data de sua publicação.