DOE de 01/04/2014
Padroniza os procedimentos gerais referentes à gestão e à requisição de materiais de consumo em almoxarifado a serem observados no âmbito da Secretaria de Estado de Fazenda – SEFAZ.
A DIRETORA-GERAL DE ADMINISTRAÇÃO E FINANÇAS, no uso de suas atribuições legais,
CONSIDERANDO:
– a necessidade de adequar os procedimentos de gestão do Almoxarifado ao SIGA e às demandas da SEFAZ, e
– as orientações do Manual do Gestor Módulo III – Bens Patrimoniais, da Superintendência de Normas Técnicas,
RESOLVE:
Art. 1° Os procedimentos para gestão do estoque e a para solicitação de materiais à Divisão de Material – DVMAT da SEFAZ se darão nos termos desta Instrução Normativa.
Art. 2° Para os efeitos da presente Instrução Normativa considera-se:
ACEITAÇÃO – É o ato segundo o qual se declara, na documentação fiscal ou afim, que o material recebido satisfaz as especificações e condições contratadas.
ALMOXARIFADO – Local onde são: recebidos e identificados os materiais permanentes; estocados e disponibilizados os materiais de consumo.
DISTRIBUIÇÃO – É o processo pelo qual se faz chegar ao usuário requisitante o material solicitado.
INVENTÁRIO – Relação de todos os elementos do ativo e passivo componentes do patrimônio, com a indicação do valor desses elementos, permitindo conhecer a composição qualitativa do patrimônio em determinado instante, bem como fornecer informações para que se estabeleça a sua expressão quantitativa.
MATERIAL DE CONSUMO – É aquele que, em razão de seu uso corrente, perde a sua identidade física e/ou tem sua utilização limitada pelo tempo de até dois anos.
MATERIAL PERMANENTE – Aquele que, em razão de seu uso corrente, não perde a sua identidade física e/ou tem durabilidade superior a dois anos.
PRODUTO PERECÍVEL – Aquele sujeito à deterioração, decomposição ou morte, como flores e plantas vivas, comestíveis em geral, vacinas, soros, sêmen animal, material para exames laboratoriais, etc.
RECEBIMENTO – Ato pelo qual o material de consumo ou permanente é entregue à SEFAZ, no local previamente estabelecido, conforme a sua procedência, seja por aquisição, doação, permuta ou cessão, para a composição de estoques, no almoxarifado.
REQUISIÇÃO DE MATERIAL – Solicitação de materiais de consumo e/ou permanente ao almoxarifado, por meio eletrônico ou físico, visando suprir as unidades dos materiais necessários para o desenvolvimento de suas atividades funcionais.
REQUISITANTE – Pessoa credenciada pelo Departamento Geral de Administração e Finanças – DGAF para emissão do documento de Requisição de Material à Divisão de Material.
USUÁRIO – Aquele que utiliza o Material de Consumo e o Material Permanente.
Art. 3° A Unidade Administrativa responsável pela gestão do almoxarifado da SEFAZ é a Divisão de Material – DVMAT, subordinada ao Departamento de Suprimentos – DPSU, do Departamento Geral de Administração e Finanças – DGAF, e lhe compete:
I – receber, armazenar e gerir o material adquirido para consumo da SEFAZ;
II – zelar pelas instalações físicas do almoxarifado;
III – atender às solicitações de material demandadas pelos usuários;
IV – realizar a distribuição do material requisitado;
V – requisitar e controlar o material em estoque;
VI – receber, conferir e identificar o material permanente da SEFAZ;
VII – proceder aos inventários e às demais prestações de contas do material em estoque, quando solicitado;
Art. 4° O material considerado disponível deve ser classificado como:
I – material em desuso;
II – material obsoleto;
III – material imprestável;
§ 1° Material em desuso, em se tratando de bens móveis em serviço, é todo aquele que não tenha mais utilidade para o órgão gestor, devendo, por isso, ser remanejado, na forma da legislação pertinente.
§ 2° Material obsoleto é o que, embora em condições de uso, não satisfaça mais as exigências técnicas do órgão a que pertencer, sendo passível, portanto, do mesmo tratamento previsto no subitem anterior.
§ 3° O material imprestável deverá ser subclassificado, ainda, nos termos do parágrafo único do art. 4° do Decreto n° 153, de 09.06.1975, como:
I – individualizado;
II – sucata;
III – inútil.
§ 4° O material em desuso ou obsoleto para o qual não ocorrerem repartições interessadas será considerado como imprestável ao serviço público, devendo receber o tratamento do parágrafo 5°.
§ 5° Material imprestável é aquele sem condições de uso, dadas as alterações em suas características físicas, cuja reparação ou recuperação sejam consideradas tecnicamente impraticáveis e/ou antieconômicas, devendo, por isso, ser alienado, na forma prevista em legislação própria.
Art. 5° Os materiais recebidos mediante qualquer processo de aquisição devem ser avaliados e classificados quanto à sua natureza como material de consumo ou permanente.
Art. 6° Caberá ao Diretor da DVMAT, mediante estatísticas de consumo, elaborar listas de materiais de consumo, visando o ressuprimento de estoques, para apreciação e aprovação do DPSU, observados os seguintes critérios:
I – consumo médio mensal – média aritmética do consumo nos últimos seis meses;
II – tempo de aquisição – período decorrido entre a emissão do pedido decompraeorecebimento efetivo do material na DVMAT;
III – intervalo de aquisição – período compreendido entre duas aquisições normais e sucessivas;
IV – estoque mínimo e de segurança – é a menor quantidade de material a ser mantida como estoque e capaz de atender ao consumo da SEFAZ por período de demanda normal de no mínimo oito semanas, conforme consumo médio mensal, em resultado de atraso no recebimento ou excesso eventual de consumo;
V – estoque máximo – maior quantidade de material admissível em estoque, observadas as condições de estocagem, durabilidade (prazo de validade), consumo entre os períodos de aquisição e economicidade, sendo capazes de atender até, no máximo, três meses às demandas da SEFAZ, conforme consumo médio mensal;
VI – ponto de pedido – nível de estoque que, ao ser atingido, determina novo pedido de aquisição, visando o imediato ressuprimento;
VII – quantidade a ressuprir – número de unidades a adquirir para recompor o estoque suficiente para atendimento das demandas regulares, por no mínimo um mês.
Art. 7° No recebimento, ocorre apenas a transferência da responsabilidade pela guarda e conservação do material do fornecedor para a SEFAZ, até a sua aceitação.
Art. 8° A prova de recebimento é constituída pela assinatura do indicado pelo recebimento no documento fiscal de entrega e serve apenas para comprovação da data de efetiva entrega do material.
Art. 9° O material de consumo adquirido em grande quantidade, de tal forma que se torne inviável sua conferência unitária, poderá ser conferido pelo sistema de amostragem aleatória.
Art. 10. Quando o material não corresponder com exatidão ao que foi pedido, ou ainda, apresentar faltas ou defeitos, o indicado pelo recebimento deverá comunicar o fato ao Diretor da DVMAT, que providenciará, junto ao fornecedor, a regularização da entrega para efeito de aceitação.
I – Os prazos estabelecidos para regularização dos materiais de consumo ou permanentes devem ser fiscalizados pelo Diretor da DVMAT;
II – O não-atendimento pelo fornecedor ao chamado para reposição ou correção dos materiais entregues, assim como a desobediência aos prazos, serão comunicados ao DPSU, para as devidas medidas punitivas, previstas nas normas vigentes.
Art. 11. O fornecedor, no caso de conferência por amostragem aleatória, continuará a ser responsável pela qualidade e quantidade dos materiais nos lotes/pacotes/volumes, etc. não abertos na ocasião do recebimento.
Art. 12. No ato da aceitação, o Diretor da DVMAT ou Comissão constituída para essa finalidade, afirma haver:
I – recebido o material em perfeito estado;
II – submetido o mesmo à devida análise técnica, se for o caso;
III – conferido e atestado a quantidade e a qualidade do material em consonância com as especificações estabelecidas no Edital, Pedido de Compra, Proposta Detalhe, Contrato de aquisição, Nota Fiscal ou outros instrumentos pactuados;
IV – identificado e classificado, segundo as normas contábeis.
Art. 13. Todo material será entregue na DVMAT, salvo aquele que por sua característica condicional, física ou técnica necessite ser entregue em local diverso.
§ 1° A entrega de material fora das dependências da DVMAT deverá ser devidamente justificada pelo requisitante ou pelo fornecedor, conforme o caso.
§ 2° A entrega de material fora das dependências da DVMAT está sujeita a autorização do DPSU.
Art. 14. Em caso de material entregue fora das dependências da DVMAT, o recebimento deverá ser efetuado preferencialmente pelo requisitante, obedecidos os critérios estabelecidos nesta Instrução Normativa.
§ 1° Na excepcional ausência do representante da DVMAT, o indicado para o recebimento efetuará a conferência. A aceitação será sempre condicionada à atestação das boas condições do material adquirido.
§ 2° O indicado para o recebimento deverá contatar a DVMAT, através do e-mail divmaterial@fazenda.rj.gov.br, confirmando a aceitação do material.
Art. 15. Ao dar entrada na DVMAT, o material deverá estar acompanhado:
I – no caso de compra, de Nota Fiscal ou Fatura correspondente;
II – no caso de doação, cessão, convênio, comodato ou permuta, pelo Certificado ou Termo de Doação ou Cessão ou ainda, de outro documento que oriente o registro do bem no sistema de Controle de Materiais;
III – no caso de permuta, pelo Termo de Permuta ou outro documento que oriente o registro do material no sistema de Controle de Materiais.
Parágrafo Único. O material adquirido através de doação ou cessão será analisado por uma comissão constituída para esse fim.
Art. 16. O horário de expediente da DVMAT para recebimento de materiais será das 9 às 12h e das 14 às 17h, de segunda a sexta-feira, não sendo permitida a entrada ou saída de material no intervalo de 12:01h às 13:59h e após 17h, salvo com expressa autorização do DPSU ou excepcionalmente, quando o trabalho desenvolvido no almoxarifado assim o exigir.
Art. 17. O Diretor da DVMAT deverá solicitar apoio de qualquer área técnica da SEFAZ, para auxiliar e orientar no recebimento de material de consumo ou permanente com características especiais, com vistas a consolidar o aceite do bem.
Art. 18. Após a verificação da qualidade e quantidade dos materiais recebidos, estando os mesmos de acordo com as especificações exigidas, o indicado pelo recebimento deverá:
I – apor carimbo no verso do documento fiscal apresentado pelo fornecedor, com sua assinatura e identificação;
II – proceder ao devido “atesto” em consonância com o § 3° do art. 90 da Lei Estadual n° 287, de 04 de dezembro de 1979.
Art. 19. O Diretor da DVMAT deverá registrar o material de consumo no Sistema Integrado de Gestão de Aquisições – SIGA, de acordo com as especificações contidas no processo de aquisição, utilizando dados da Nota de Empenho, da Nota Fiscal, da Fatura, do Certificado de Doação, Cessão, Guia de Produção Interna, Termo de Permuta, etc.
§ 1° No ato de incorporação do material de consumo ao Sistema Integrado de Gestão de Aquisições – SIGA, o Diretor da DVMAT deverá seguir as descrições já existentes ao mesmo tipo de material, bem como a descrição dos documentos, de modo a identificar o material adequadamente, não deixando margem para dúbias interpretações ou duplo cadastro.
§ 2° As Notas Fiscais ou faturas só serão pagas se observada a segunda fase da despesa pública, ou seja, forem devidamente atestadas pelo indicado pelo recebimento, conforme o estabelecido nesta norma.
Art. 20. Compete ao Diretor da DVMAT responsabilizar-se pela guarda, armazenagem, conservação e distribuição dos materiais de consumo ou permanentes existentes no Almoxarifado.
Art. 21. O acesso às dependências onde estão armazenados os materiais de consumo e permanentes da SEFAZ é restrito aos funcionários lotados no setor, e, em casos especiais, às pessoas devidamente autorizadas pelo Departamento de Suprimentos.
Art. 22. A armazenagem dos materiais compreende: a guarda, a localização, a segurançaeapreservação do material estocado nas dependências do almoxarifado.
Art. 23. Na armazenagem, devem ser adotados os seguintes cuidados:
I – os materiais devem ser resguardados contra furto ou roubo, protegidos contra a ação dos perigos mecânicos e das ameaças climáticas, bem como de animais e insetos;
II – os materiais devem ser estocados de modo a possibilitar fácil acesso à sua localização, tanto para fins de distribuição e guarda, como para fins de inventário, com identificação das prateleiras que possibilitem o seu imediato confronto com o endereçamento dos itens no Sistema Integrado de Gestão de Aquisições – SIGA;
III – os materiais que possuem grande movimentação física devem ser estocados em lugar próximo das áreas de expedição;
IV – os materiais perecíveis jamais devem ser estocados em contato direto com o piso;
V – a arrumação dos materiais não deve prejudicar o acesso às áreas de emergência, aos extintores de incêndio ou à circulação de pessoas;
VI – os materiais de mesma classe devem ser concentrados em locais adjacentes, a fim de facilitar a sua movimentação e contagem quando da realização de inventários;
VII – os materiais pesados e/ou volumosos devem ser estocados nas partes inferiores das estantes e estrados, procurando sempre que possível eliminar os riscos de acidentes ou avarias e facilitar a sua movimentação;
VIII – os materiais devem ser conservados nas embalagens originais e somente abertos quando houver necessidade de fornecimento parcelado ou por ocasião da utilização;
IX – a arrumação dos materiais deve ser feita de modo a manter voltada para o lado de acesso ao local de armazenagem à face da embalagem ou etiqueta, contendo as informações que identifiquem rapidamente o conteúdo do volume;
X – quando o material for identificado por códigos de barras ou outro de qualquer natureza, que possa tornar a identificação do bem demorada, deverá ser colocada etiqueta identificadora na estante ou prateleira para facilitar a sua pronta identificação;
XI – quando o material estocado tiver que ser empilhado, deve-se atentar para a segurança e altura das pilhas, de modo a não afetar sua qualidade pelo efeito da pressão decorrente, o arejamento, etc. obedecendo sempre às recomendações do fabricante.
Art. 24. A Requisição de Materiais destina-se à solicitação de materiais de consumo e/ou permanente ao almoxarifado, por meio eletrônico ou físico, visando suprir as unidades dos materiais necessários para o desenvolvimento de suas atividades funcionais.
§ 1° O diretor da DVMAT disponibilizará na intranet, um cronograma com as datas de entrega dos materiais de consumo para todas as Inspetorias do Interior, que, realizarão suas solicitações mensalmente. O pedido deverá ocorrer em até 03 (três) dias antes da data definida em cronograma;
§ 2° As Unidades da Sede e Capital realização suas solicitações quinzenalmente. Neste caso, os pedidos serão entregues em até 03 (três) da data da solicitação.
Art. 25. O gestor de cada Unidade Administrativa designará até três servidores, que serão credenciados para que possam emitir as requisições, sendo que o pedido deve ser quinzenal, obedecendo ao princípio da eficiência e da economicidade.
§ 1° Os requisitantes credenciados devem ser classificados pelo titular da unidade como: requisitante, primeiro substituto e segundo substituto;
§ 2° O gestor deverá indicar os servidores, informando:
I – nome completo;
II – CPF;
III – identidade funcional;
IV – função;
V – lotação
§ 3° Os requisitantes credenciados poderão ser alterados, a qualquer momento, pelo gestor da unidade, por meio de e-mail, encaminhado ao DPSU (suprimentos@fazenda.rj.gov.br), com cópia para o email da DVMAT (divmaterial@fazenda.rj.gov.br) para confirmar e agilizar o pedido de alteração;
Art. 26. As solicitações de material à DVMAT serão realizadas através do Formulário de Requerimento de Materiais, disponível na Intranet da SEFAZ, através do caminho: Intranet – órgãos – DGAF – DVMAT – Formulário de Requerimento de Materiais.
§ 1° A relação de materiais estará registrada no Catálogo de Materiais, disponível na Intranet da SEFAZ, através do caminho: Intranet – órgãos – DGAF – DVMAT – Catálogo de Materiais.
§ 2° O formulário deverá ser corretamente preenchido e o requisitante deverá informar:
I – identificação do produto (ID);
II – nome do produto;
III – especificação completa;
IV – quantidade requerida.
§ 3° O atendimento na totalidade do pedido efetuado pelas unidades ficará a critério do Diretor da DVMAT, condicionado à disponibilidade física do item solicitado, visto ser ele o responsável pelo controle de estoque e racionamento de material da SEFAZ;
§ 4° Os itens requisitados que não forem atendidos por inexistência de estoque, racionamento ou decisão administrativa devidamente comunicada, serão anulados;
§ 5° Quando as requisições contiverem solicitação de material fora dos padrões normais de consumo, deverão ser preenchidas com informações adicionais sobre a utilização desses materiais, devendo ser identificadas as datas e/ou os eventos em que serão utilizados, observando-se a necessidade de encaminhamento com prazo suficiente para as providências de aquisição dos mesmos;
§ 6° É vedada a emissão de Requisição de Material por uma unidade para o fornecimento de materiais destinados ao uso de outra unidade.
Art. 27. A DVMAT fornecerá material de consumo ao usuário somente com a apresentação da Requisição de Material correspondente, vedada qualquer outra forma.
Art. 28. O Diretor do DPSU poderá determinar o fornecimento de material de consumo pela DVMAT, em caráter excepcional e/ou emergencial, sendo responsável pela Requisição de Material correspondente.
Art. 29. O Diretor da DVMAT providenciará a separação dos materiais de consumo em conformidade com a Requisição de Material de cada área solicitante e disponibilizará os mesmos para que o requisitante ou funcionário devidamente autorizado faça a conferência das quantidades, qualidade e demais especificações do fornecimento, atestando a integridade do pedido e procedendo à retirada do material.
Art. 30. É de responsabilidade do requisitante todo o material recebido, após a saída do almoxarifado.
Art. 31. As unidades deverão planejar seu consumo de material de forma a não haver sobras que comprometam a integridade do mesmo pelo armazenamento inadequado, bem como de forma a que se evite o seu descarte por obsolescência ou vencimento de validade.
Art. 32. Qualquer devolução de material de consumo ou permanente à DVMAT deverá ser acompanhada, obrigatoriamente, de Correspondência Interna – CI dirigida ao DPSU, com cópia para a DVMAT.
Parágrafo Único. O Diretor da DVMAT, após vistoria do material devolvido e da comprovação de sua integridade, promoverá seu retorno ao acervo, onde ficará disponível para o atendimento de nova distribuição ou outra forma de disponibilização.
Art. 33. Os materiais adquiridos para uso específico de uma unidade e recebidos pela DVMAT deverão ser requisitados para seu uso integral.
Art. 34. Considera-se carga, a efetiva responsabilidade do requisitante pela guarda e pelo uso adequado do material colocado à sua disposição.
Art. 35. Todo e qualquer material de consumo ou permanente será considerado em carga do almoxarifado, e sob a responsabilidade do Diretor da DVMAT, quando do seu registro, após o cumprimento das formalidades de recebimento e aceitação.
Art. 36. O Diretor da DVMAT, eventualmente a pedido do Diretor Geral de Administração e Finanças da SEFAZ e dos órgãos de controle interno e externo da Administração Pública Estadual, e obrigatoriamente ao final de cada exercício financeiro, coordenará levantamento físico/contábil dos materiais estocados, elaborando o correspondente Relatório de Inventário das Existências Físicas em Almoxarifado, nos termos da Deliberação TCE n° 198/96.
Parágrafo Único. O Diretor do DGAF, por meio de portaria, promoverá o fechamento do almoxarifado pelo período de quinze dias para levantamento físico dos materiais existentes em 31/12/2013.
Art. 37. -O Inventário Físico é o instrumento de controle para a verificação dos saldos de estoque no almoxarifado, que permite, dentre outros, confirmar a atribuição da carga e localização dos materiais, atualizar os registros, apurar ocorrência de dano, extravio ou qualquer outra irregularidade, ajustar saldos escriturais e movimentações de estoque ao saldo real, e avaliar o desempenho do responsável pelo almoxarifado, podendo ser:
I – anual: destinado a comprovar a quantidade e o valor dos materiais de consumo existentes no Almoxarifado da SEFAZ em 31 de dezembro de cada exercício financeiro, indicando as variações de entrada e saída ocorridas durante o período;
II – de transferência de responsabilidade: realizado quando da mudança do responsável pela Divisão de Material;
III – eventual: realizado em qualquer época e a qualquer tempo por iniciativa do Diretor da DVMAT, do DPSU, do DGAF da SEFAZ ou por solicitação de órgão fiscalizador competente.
Art. 38. Mensalmente, o Diretor da Divisão de Material informará ao DPSU a movimentação de entrada e saída de materiais de consumo e permanente, por meio da emissão do relatório Demonstrativo Mensal de Operações – DMO.
Art. 39. Todo usuário de materiais de consumo ou permanente poderá ser chamado à responsabilidade pelo mau uso ou pelo desaparecimento, de forma culposa ou dolosa, do material que lhe for entregue.
Art. 40. Furtos, roubos ou quaisquer tentativas de apropriação indevida de materiais de consumo ou permanente da SEFAZ deverão ser comunicados ao superior hierárquico no menor prazo possível, por escrito, para que sejam tomadas as devidas providências.
Art. 41. Nenhum material deve ser liberado aos usuários antes de cumpridas as formalidades de recebimento, aceitação e registro no adequado instrumento de controle.
Art. 42. É dever de todo servidor, lotados na SEFAZ, informar ao DGAF qualquer irregularidade observada.
Art. 43. Esta Instrução Normativa entrará em vigor na data de sua publicação.
Rio de Janeiro, 28 de março de 2014
DÉBORA PEÇANHA GONÇALVES
Diretora-Geral de Administração e Finanças