GFIP: Saiba o que é e como fica após a substituição pela DCTFWeb

Mesmo com o apoio de uma empresa especializada em contabilidade, é essencial que o empresário saiba as suas obrigações, principalmente, no que estiver relacionado aos seus colaboradores.

Um desses documentos primordiais no dia a dia de uma empresa é a Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social, mais conhecida como GFIP.

É a partir dela que é feito o controle e coleta dos valores que garantirão benefícios ao trabalhador brasileiro, como o fundo por tempo de serviço e outros benefícios do Instituto Nacional de Seguro Social (INSS). Recentemente, a guia GFIP foi substituída pela DCTFWeb e tem gerado dúvidas, inclusive, nos contadores, que passaram por problemas para a emissão do novo modelo.

Por isso, este artigo irá abordar o que é GFIP e DCTFWeb, qual é o papel dessa documentação e a importância para que a empresa mantenha todos os dados atualizados com a instituição social.

GFIP: o que é?

A GFIP é a Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social. Foi criada em 1999, em substituição à GRE, com o objetivo principal de recolher os valores do FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço), que promoverão benefícios aos trabalhadores brasileiros registrados no modelo CLT (Consolidação das Leis do Trabalho).

Essa documentação deve ser feita tanto pelas empresas privadas quanto pelos órgãos públicos, já que deve consolidar as informações de todos os profissionais que possuem direito aos benefícios previdenciários.

Em novembro de 2021, entretanto, a GFIP começou a ser substituída pela DCTFWeb (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Previdenciários e de Outras Entidades e Fundos) e a mudança tem causado dúvidas em muitos profissionais. Antes de falar sobre o que foi alterado, vamos entender o porquê a GFIP foi criada e qual sua importância.

Qual a sua função e importância?

As principais funções da guia GFIP são a coleta de informações previdenciárias dos trabalhadores brasileiros e a transmissão dos valores devidos pelas empresas ao INSS, referente ao fundo de garantia de todos os seus colaboradores.

Porém, além de fazer o repasse da quantia, as companhias também precisam detalhar uma série de informações sobre os colaboradores, como vínculos empregatícios e remuneração. É por meio desses dados, que as instituições previdenciárias fazem a gestão dos direitos dos beneficiários.

A GFIP é de suma importância porque permite que o INSS tenha um controle maior e mais organização nos dados dos usuários e ainda facilita a fiscalização das empresas pela Receita Federal. A manutenção desses dados em apenas um sistema auxilia ainda na agilidade dos atendimentos nos postos da instituição.

Além disso, esse controle também é benéfico para a empresa, que pode consultar e organizar as informações de cada colaborador individualmente.

O envio da guia na data correta garante que a empresa esteja regularizada e evite problemas com a fiscalização e o pagamento de multas.

A falha no processo de recolhimento da GFIP pode fazer com que os trabalhadores percam direitos a alguns benefícios do INSS, por isso, esse é um dos procedimentos mais importantes na gestão de um negócio.

Em resumo, a GFIP traz algumas facilidades tanto para a empresa quanto para os órgãos públicos e trabalhadores, pois oferece a otimização de processos burocráticos e necessários e ainda a segurança de que os dados da empresa e dos colaboradores estão sendo corretamente enviados e armazenados.

Legislação sobre GFIP

A Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social foi regulamentada em 1999, mas sua origem está relacionada à Lei nº 9.528 de dezembro de 1997.

A legislação passou a obrigar as empresas a repassar informações a respeito de contribuições previdenciárias  e qualquer outro dado utilizado para cálculo de concessão de benefícios da previdência social.

Entretanto, a GFIP passou a ser obrigatória após o decreto nº 3.048 de 06 de maio de 1999. A regulamentação definiu as regras e os detalhes de como deveria ser a apresentação obrigatória da guia.

Além do recolhimento dos valores do FGTS, o documento passa a ter um caráter declaratório e, por isso, deve ser enviado mensalmente, mesmo quando não há pagamento a ser feito pelas empresas.

Quais as principais orientações para o preenchimento da GFIP?

O primeiro passo para o gestor ou contador da empresa é entender se existe a necessidade de emissão e envio da guia GFIP, pois é obrigatório para toda pessoa jurídica, que se encaixa em algumas situações. São elas:

• Prestar informações sobre vínculos empregatícios e o salário dos colaboradores da empresa;
• Realizar o recolhimento do fundo de garantia por tempo de serviço.

A emissão e o envio da guia é realizado pelo SEFIP, aplicativo desenvolvido pela Caixa Econômica Federal. O Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social é uma plataforma que permite fazer a consolidação dos dados cadastrais e financeiros da empresa e seus funcionários e fazer a geração da guia GFIP.

Como citado no item anterior, vale lembrar que a ausência de recolhimento não exclui a obrigatoriedade do envio da GFIP, pois toda empresa possui informações cadastrais econômicas e financeiras de interesse da previdência social.  Neste caso, deve constar no documento a inexistência de movimento.

Quais informações devem constar na declaração?

A GFIP deve passar informações financeiras, especialmente, relacionadas aos trabalhadores de uma empresa. Para entender a GFIP, é necessário saber quais informações devem constar no documento para que não haja equívocos na sua emissão.

A guia GFIP deve conter os dados abaixo:

• Informações sobre o negócio (razão social e nome fantasia, CNPJ, endereço do estabelecimento físico, entre outras);
• Ocorrências responsáveis pela geração da GFIP;
• Dados e informações sobre o funcionário (cada colaborador terá a sua guia específica);
• Valor que será recolhido referente ao FGTS;
• Valores a serem pagos ao INSS;
• Remuneração bruta do funcionário (sem descontos), inclusive dos benefícios.

Como você pode perceber, são muitos dados que devem ser comunicados individualmente para cada colaborador de uma empresa. Quando o porte da companhia é pequeno, pode parecer uma tarefa simples, mas com um quadro de funcionários grande, o desafio é maior e exige uma gestão cuidadosa dessas informações.

Manter um controle do fluxo de caixa, folha de pagamento, documentação atualizada dos colaboradores e demais demandas rotineiras do setor financeiro é essencial para que a empresa não enfrente problemas com fiscalização, pague multas junto à Receita Federal e nem prejudique seus colaboradores por falha no recolhimento da GFIP.

Quem é responsável por entregar o documento?

Apesar de ser um documento com dados do trabalhador, a responsabilidade de envio é da empresa empregadora. Sendo assim, a gestão financeira do negócio precisa estar atenta à emissão da GFIP dentro dos prazos solicitados.

Normalmente, esse é um trabalho feito em conjunto por alguns setores de uma companhia, pois serão necessárias informações vindos do departamento pessoal e equipe de recursos humanos e, geralmente, o setor de contabilidade é quem cuida desse envio.

Onde é feita a entrega da guia GFIP?

Uma das dúvidas principais dos contadores e empresários brasileiros é como consultar a GFIP de uma empresa e fazer a entrega da guia dos colaboradores.

A geração da GFIP deve ser feita no SEFIP e, após o preenchimento correto das informações, é transmitida também pela internet no canal eletrônico Conectividade Social.

Trata-se do sistema de relacionamento entre os empregadores e a Caixa Econômica Federal. É por ele que é feita a troca de arquivos e conversas entre as instituições, além de outras funcionalidades relacionadas ao FGTS.

Para fazer o envio da guia, é necessário que a empresa tenha certificação digital para utilização do sistema.

Como elaborar a GFIP sem movimento?

A obrigatoriedade do envio da GFIP sem movimento consta no artigo 9 da Instrução Normativa RFB nº 925 de março de 2009. A legislação afirma que caso não exista fatos geradores de contribuição previdenciária para a empresa, as instituições devem apresentar a guia GFIP com a informação da ausência de fato gerador.

Principais regras e cuidados na entrega

Esse pode ser o principal gargalo nas companhias, pois a falta de informação, muitas vezes, resulta na falta do envio da guia. É importante que o gestor se informe sobre todas essas obrigações e tenha cuidado para não deixar de encaminhar o documento à organização.

Lembre-se ainda de que além de comunicar a ausência de movimentações dos 12 meses do ano, ainda é necessário fazer o envio da GFIP referente ao décimo terceiro salário, mesmo que não haja movimentação.

Quais os prazos?

Um dos pontos principais no recolhimento da guia GFIP é o prazo para envio da documentação no aplicativo Conectividade Social. De acordo com o Manual da GFIP , o envio das guias é mensal e elas devem ser transmitidas nos seguintes prazos:

• Até o dia sete do mês  e, caso envolva recolhimento ao FGTS, com pelo menos dois dias úteis da data de vencimento. Observe que não necessariamente o prazo máximo neste último caso será o dia cinco, pois é preciso estar atento à contagem de dias úteis, excluindo finais de semanas e feriados;
• Já a guia referente ao 13º salário pode ser enviada até o dia 31 de janeiro do ano seguinte.

Os dados declarados na guia são sempre referentes ao mês anterior, ou seja, em abril, deve-se informar todas as movimentações do mês de março e assim sucessivamente.

Se em alguma dessas datas finais dos prazos indicados não houver expediente bancário, o prazo final de envio da GFIP deve ser antecipado para o dia anterior em que os bancos estejam em funcionamento.

Existe alguma multa para entregas fora do prazo?

A resposta é simples. O envio da GFIP fora do prazo gera multas ao empregador. Os critérios para aplicação são os seguintes:

• Multa de 2% ao mês sobre o valor total informado nos pagamentos em atraso;
• Ao acumular meses de atraso, o percentual da multa aumenta 2 vezes. Por exemplo, 2% no primeiro mês de atraso, 4% no segundo, 6% no terceiro até chegar no limite de 20% de multa;
• Quando a GFIP não apresenta movimentação financeira, o valor mínimo da multa é de R$200,00.

Desta forma, é primordial que as pessoas responsáveis pela emissão e envio da guia GFIP na sua empresa estejam cientes destes prazos e estabeleça uma rotina para que não haja atraso nesse processo tão importante para o negócio. Uma dica é não deixar o envio e o pagamento da guia para o último dia, evitando assim quaisquer imprevistos que possam acontecer.

Substituição da GFIP pela DCTFWeb: entenda

Assim como a GFIP veio em substituição à GRE, recentemente, houve a troca da guia por uma nova documentação chamada DCTFWeb. A mudança tem gerado confusão nos empreendedores e nos profissionais de contabilidade, causando inclusive questionamentos sobre o novo modelo.

Por isso, vamos esclarecer abaixo quais são as principais alterações e como as empresas devem agir.

Em 2021, iniciou-se a transição da emissão e envio da GFIP para outro documento chamado Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Previdenciários e de Outras Entidades e Fundos (DCTFWeb). Esse novo processo mudou bastante a rotina das empresas, que tiveram que adaptar seus sistemas e conhecer a nova declaração.

A Receita Federal explica que a troca de documentação está ligada ao Programa de Unificação dos Créditos Tributários e tem como objetivo simplificar e modernizar a administração das obrigações tributárias. De acordo com o órgão, os benefícios são para as empresas, para o fisco e para os contribuintes.

Como fica após o DCTFweb e como funciona?

De maneira geral, a GFIP e a DCTFWeb têm a mesma função, mas diferenças no seu modo de emissão. A primeira grande mudança é o fato que a guia GFIP anteriormente era uma Guia de Previdência Social (GPS), agora passa a ser o documento de Arrecadação de Receitas Federais (DARF) Previdenciário.

Com a alteração de processos, as empresas enfrentaram muitos problemas com o sistema utilizado para a geração da nova guia de pagamento e a Receita Federal chegou a admitir que o e-CAC (Centro de Atendimento Virtual da Receita Federal) passou por instabilidades.

Principais mudanças

As principais mudanças estão relacionadas com o sistema para emissão e o envio do DARF. Inclusive, essa foi a principal reclamação das empresas, pois muitas estão enfrentando problemas para o envio automático das informações, já que não possuem sistemas desenvolvidos para o novo modelo.

A DCTFWeb é gerada a partir dos dados do eSocial – plataforma online desenvolvida pelo governo federal para unificar a entrega de pelo menos 15 obrigações da área trabalhista para pessoas jurídicas e físicas – na EFD-Reinf.

Depois do envio das informações, o e-CAC consolida os dados de débitos e créditos e calcula qual o valor a empresa deve de contribuições previdenciárias e precisa pagar ao FGTS. Após isso, a entrega da guia é feita via e-CAC, colocando o SEFIP em desuso.

Outra diferença importante entre a GFIP e a DCTFWeb é o prazo para emissão e pagamento. A entrega da nova declaração deve ser feita até o dia 15 do mês seguinte à ocorrência dos fatos geradores de contribuição previdenciária. Assim como ocorria na GFIP, se não houver expediente bancário no dia 15, o prazo final passa a ser o último dia útil anterior.

É importante lembrar que a DCTFWeb está em funcionamento desde novembro de 2021 e, qualquer consulta anterior a essa data, deve ser feita ainda no SEFIP. Até o momento, a obrigatoriedade de utilização do novo modelo é para as empresas privadas, mas os órgãos públicos deverão enviar a primeira declaração até o dia 15 de julho de 2022.

Conclusão

Criada em 1999, a GFIP é um documento, que está sendo substituído pela declaração DCTFWeb, destinado ao recolhimento de informações e favores referentes às contribuições previdenciárias dos trabalhadores do setor público e privado brasileiro.

O intuito principal da documentação é ter um controle maior sobre as informações trabalhistas, como remuneração dos profissionais, tempo de serviço e benefícios do FGTS e do INSS.

Com o projeto de modernização da Receita Federal, a GFIP entra em desuso e a DCTFWeb, emitida pelo portal e-CAC, assume a função de reunir esses dados da previdência social. A transição está em andamento e as empresas estão se adaptando ao novo modelo, que entrou em vigor em novembro de 2021.

A nova plataforma gerou uma necessidade de atualização dos sistemas dos escritórios de contabilidade e das empresas para que os prazos fossem mantidos, sem a ocorrência de multas e outros problemas com o fisco.