DECRETO N° 1.939, DE 25 DE SETEMBRO DE 2013

(DOE 25/09/2013)

Dispõe sobre a utilização de Sistema de Atendimento Eletrônico como forma de tramitação e armazenamento de documentos e processos administrativos por meio eletrônico, no âmbito da Secretaria de Estado do Meio Ambiente de Mato Grosso.

O GOVERNADOR DO ESTADO DE MATO GROSSO, no uso das atribuições que lhe confere o artigo 66, inciso III, da Constituição Estadual, e

Considerando, que a Secretaria de Estado do Meio Ambiente, além dos documentos eletrônicos utilizados na formalização de processos, vem implementando soluções tecnológicas de mesma natureza para otimizar a prestação de serviços ao cidadão;

Considerando os princípios que regem a Administração Pública especialmente o da eficiência, proporcionada com uso da tecnologia da informação e comunicação,

DECRETA:

CAPÍTULO I
DA IMPLEMENTAÇÃO DO PROCESSO ADMINISTRATIVO ELETRÔNICO

Art. 1° O uso do Sistema de Atendimento Eletrônico na produção, registro, tramitação, consulta, transmissão e arquivamento de documentos e processos administrativos pela Secretaria de Estado do Meio Ambiente – SEMA-MT será admitido nos termos deste Decreto.

§ 1° Os documentos arquivados em forma eletrônica ou similar que tiverem sua integridade e autoria asseguradas nos termos deste Decreto terão o mesmo valor probante, para todos os fins de direito, que os documentos arquivados em papel ou em outra forma ou meio legalmente admitidos.

§ 2° As reproduções em papel obtidas a partir de documentos arquivados em meio eletrônico na forma deste Decreto presumem-se fiéis, para todos os fins de direito.

§ 3° Os autos dos processos em meio físico, em tramitação, poderão ser digitalizados e descartados, a critério da Secretaria de Estado do Meio Ambiente – SEMA-MT, a ser regulamentado em portaria especifica sobre gestão documental.

Art. 2° Para os fins do disposto neste Decreto considera-se:

I – meio eletrônico – qualquer forma de armazenamento ou tráfego de documentos e arquivos digitais;

II – transmissão eletrônica – toda forma de comunicação à distância com a utilização de redes de comunicação, preferencialmente a rede mundial de computadores;

III – usuário – todo proprietário ou empreendedor, responsáveis técnicos, advogados e procuradores habilitados perante a SEMA/MT para representá-los e como operadores do Sistema de Atendimento Eletrônico;

IV – assinatura eletrônica – as seguintes formas de identificação inequívoca do signatário:

a) assinatura digital;

b) cadastro do usuário.

Art. 3° São de exclusiva responsabilidade do responsável técnico:

I – o sigilo da assinatura eletrônica, não sendo oponível, em qualquer hipótese, alegação de seu uso indevido;

II – a preparação dos documentos digitais e anexos, em conformidade com as restrições impostas pelo Sistema, no que diz respeito à formatação e características técnicas;

III – manter suas informações cadastrais, bem como os endereços eletrônicos próprios e das partes interessadas atualizadas;

IV – a consulta permanente ao Sistema de Atendimento Eletrônico e correio eletrônico, para cumprimento de eventuais notificações e comunicações que lhe forem enviadas;

V – os cálculos, dados, informações e documentos digitalizados e apresentados ao órgão ambiental estadual.

Parágrafo único. Responde solidariamente o proprietário/empreendedor e o responsável técnico pelos atos e fluxos de documentos e/ou informações produzidas e tramitadas por meio físico ou eletrônico junto a Secretaria de Estado do Meio Ambiente-SEMA-MT.

CAPÍTULO II
DA ASSINATURA ELETRÔNICA

Art. 4° A produção e envio de documentos, processos, petições, pareceres, despachos, informações em geral, recursos, bem como a prática de atos processuais administrativos por meio eletrônico, serão admitidos mediante a utilização de assinatura digital na forma deste Decreto, sendo obrigatório o cadastro prévio dos usuários na SEMA-MT, ressalvado os casos regulamentados em portaria.

Art. 5° A assinatura eletrônica será admitida sob as seguintes modalidades:

I – assinatura digital, baseada em certificado digital emitido por autoridade certificadora credenciada na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP-Brasil);

II – cadastro do usuário com fornecimento de login e senha pela SEMA-MT.

§ 1° O cadastro na SEMA-MT será realizado eletronicamente mediante procedimento no qual esteja assegurada a adequada identificação do interessado.

§ 2° Ao cadastrado será atribuído meio de acesso ao Sistema de Atendimento Eletrônico, de modo a preservar o sigilo, a integridade e a autenticidade de suas informações.

Art. 6° A prática de atos assinados digitalmente dar-se-á na forma estabelecida neste Decreto e implicará a responsabilização legal do credenciado pelo uso indevido da senha de acesso e assinatura digital.

CAPÍTULO III
DOS DOCUMENTOS, DA CONSULTA E DA SEGURANÇA DO PROCESSO ADMINISTRATIVO ELETRÔNICO.

Art. 7° Todos os atos processuais do processo administrativo eletrônico serão assinados digitalmente, com certificado digital emitido por autoridade certificadora credenciada na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP-Brasil),e utilizarão apenas o formato PDF (PortableDocumentFormat),salvo os casos previstos por portaria.

Art. 8° Os documentos produzidos eletronicamente ou os convertidos em arquivos por meio de digitalização e juntados ao processo, requerimento ou petição administrativa eletrônica, com garantia da origem e de seu signatário, na forma estabelecida neste Decreto, são considerados originais para todos os efeitos legais.

§ 1° Os extratos digitais e os documentos digitalizados e juntados aos autos pelos órgãos e entidades da Administração Pública Estadual, pelos órgãos do Poder Judiciário, pelo Ministério Público, pelas Procuradorias, pelas autoridades policiais, pelas repartições públicas em geral e por advogados públicos têm a mesma força probante dos originais, ressalvada a alegação motivada e fundamentada de adulteração antes ou durante o processo de digitalização.

§ 2° Em caso de arguição de suspeição de legitimidade de documento digitalizado, a SEMA-MT poderá requerer o documento físico para conferência, cabendo ao usuário mantê-lo em arquivo de forma organizada até a conclusão do processo.

Art. 9° A apresentação e a juntada de documentos, defesa, recursos e petições em geral, em formato digital, nos autos de processo administrativo eletrônico, poderão ser feitas diretamente pelos usuários, sem necessidade da intervenção da SEMA-MT, hipótese em que a autuação deverá ser feita de forma automática, fornecendo-se recibo eletrônico de protocolo.

Parágrafo único. Feita a autuação o processo seguirá a tramitação legalmente estabelecida para os processos físicos, desde que observados os requisitos documentais ou de informações requeridos para o tramite do processo.

Art. 10 A juntada ou apensamento de um processo administrativo eletrônico a outro será efetuada com a anexação dos documentos daquele a este, certificando-se o ocorrido nos autos e no andamento processual.

Art. 11 O processo administrativo eletrônico estará disponível aos usuários cadastrados, para vista dos autos ou consulta mediante uso de login e senha no sítio da SEMA-MT.

Art. 12 O interessado poderá desistir do processo físico, em tramitação no órgão, mediante requerimento, cuja aprovação fica condicionada a analise prévia e parecer da SEMA-MT , conforme previsão em portaria.

Art. 13 A integridade, autoria e confidencialidade dos documentos arquivados em meio eletrônico serão assegurados pela execução de procedimentos lógicos, regras e práticas operacionais, bem como pelo atendimento dos requisitos e padrões correntes em tecnologia da informação, mediante assinatura digital baseada em certificado digital emitido por Autoridade Certificadora (AC) credenciada na Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).

Art. 14 Os autos do processo administrativo eletrônico deverão ser protegidos por sistemas de segurança de acesso e armazenados em meio que garanta a autenticidade, a acessibilidade, a integridade e a preservação dos dados, sendo dispensada a formação de autos suplementares.

CAPÍTULO IV
DO TRÂMITE, DA PUBLICIDADE E DA COMUNICAÇÃO ELETRÔNICA DOS ATOS PROCESSUAIS.

Art. 15 Os autos de processos eletrônicos que tiverem de ser remetidos a outros órgãos ou entidades que não disponham de sistema compatível, após as devidas autorizações formais, a remessa poderá ser feita em mídia ou dispositivo digital acessível ao destinatário.

Art. 16 No processo administrativo eletrônico, todas as notificações poderão ser feitas por meio eletrônico, desde que a íntegra dos autos seja acessível à parte interessada.

§ 1° Quando o ato processual administrativo eletrônico tiver que ser praticado em determinado prazo, serão considerados tempestivos os efetivados até as 24 (vinte e quatro) horas do último dia.

§ 2° No caso do § 1° deste artigo, se o site da SEMA-MT se tornar indisponível por motivo técnico, o prazo fica automaticamente prorrogado para o primeiro dia útil seguinte à resolução do problema.

§ 3° Quando, por motivo técnico, for inviável o uso do meio eletrônico para a realização da notificação, esse ato processual poderá ser praticado segundo as regras ordinárias, digitalizando-se o documento físico, que deverá ser posteriormente destruído.

Art. 17 Considerar-se-á realizada a notificação/solicitação na data do envio da notificação,certificando-se nos autos a sua realização.

Parágrafo único. Em caráter informativo será efetivada remessa de correspondência eletrônica comunicando o envio da notificação/solicitação.

CAPÍTULO V
DO ARQUIVAMENTO E DESARQUIVAMENTO DO PROCESSO ADMINISTRATIVO ELETRÔNICO.

Art. 18 Nenhum procedimento administrativo ou processo dele decorrente poderá ser arquivado sem despacho ou decisão fundamentada da autoridade competente.

Art. 19. A reabertura justificada de processo administrativo eletrônico arquivado somente poderá ser determinada por autoridade competente conforme normatização estabelecida.

CAPÍTULO VI
DAS DISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIAS.

Art. 20 Quando, por motivo técnico, não for possível o uso do Sistema de Atendimento Eletrônico para a abertura de processo administrativo, o ato poderá ser praticado segundo as regras ordinárias.

§ 1° Os documentos cuja digitalização seja tecnicamente inviável devido ao grande volume ou por estar ilegível, depois de requerido e aprovado junto ao órgão, poderão ser apresentados fisicamente, os quais serão devolvidos à parte interessada após decisão irrecorrível.

Art. 21 Incumbe às unidades administrativas da SEMA-MT, por meio de servidores designados para tal fim, verificar diariamente no sistema a existência de carga de processos eletrônicos pendentes de providências.

Art. 22 O uso inadequado do processo administrativo eletrônico que cause prejuízo aos interessados ou à Administração Pública Estadual está sujeito à apuração de responsabilidade administrativa, civil e criminal, bem como  à aplicação das respectivas sanções.

Art. 23 A autoridade administrativa poderá determinar que sejam realizados por meio eletrônico a  exibição e o envio de dados e documentos não previstos nos roteiros, mas necessários a instrução do processo.

Art. 24 A Secretaria de Estado do Meio Ambiente – SEMA-MT poderá baixar normas complemen- tares necessárias ao fiel cumprimento do disposto neste Decreto.

Art. 25 As situações não previstas neste decreto serão objeto de análise e sugestão de previsão e/ou  alteração pela Superintendência jurídica da SEMA/MT, com a supervisão da Procuradoria-Geral do Estado.

Art. 26 Este Decreto entrará em vigor na data de sua publicação.

Palácio Paiaguás, em Cuiabá, 25 de setembro de 2013, 192° da Independência e 125° da  República.