A PREFEITA DE BOA VISTA no uso das atribuições legais que lhe confere o Art. 75, inciso II, “a” c/c “o” da Lei Orgânica do Município de Boa Vista:
DECRETA:
Art. 1° Este Decreto dispõe sobre o uso do meio eletrônico para a realização do processo administrativo no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública municipal direta e indireta. , autárquica e fundacional.
Art. 2° Para o disposto neste Decreto, consideram-se as seguintes definições:
I – documento – unidade de registro de informações, independentemente do formato, do suporte ou da natureza;
II – Documento digital – informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional, podendo ser:
a) documento nato-digital – documento criado originariamente em meio eletrônico; ou
b) documento digitalizado – documento obtido a partir da conversão de um documento não digital, gerando uma fiel representação em código digital; e
III – processo administrativo eletrônico – aquele em que os atos processuais são registrados e disponibilizados em meio eletrônico.
Art. 3° São objetivos deste Decreto:
I – Assegurar a eficiência, a eficácia e a efetividade da ação governamental e promover a adequação entre meios, ações, impactos e resultados;
II – Promover a utilização de meios eletrônicos para a realização dos processos administrativos com segurança, transparência e economicidade;
III – Ampliar a sustentabilidade ambiental com o uso da tecnologia da informação e da comunicação;
IV – Facilitar o acesso do cidadão às instâncias administrativas; e
V – Constituir o Comitê Responsável pela Gestão dos Fluxos de Processos Eletrônicos do Município.
Art. 4° O processo de digitalização deverá ser realizado de forma a manter a integridade, a autenticidade e, se necessário, a confidencialidade do documento digital, com o emprego de certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP – Brasil.
Parágrafo único. Os meios de armazenamento dos documentos digitais deverão protegê-los de acesso, uso, alteração, reprodução e destruição não autorizados.
Art. 5° Os registros públicos originais, ainda que digitalizados, deverão ser preservados de acordo com o disposto na legislação pertinente.
Art. 6° Caberá aos órgãos da Administração Direta e Indireta do município o uso de sistema informatizado de gestão de documentos e processos, físicos, híbridos e eletrônicos dotado das funcionalidades que cumpram todos os requisitos arquivísticos de classificação, controle do ciclo de vida (inclusive destinação), segurança, gestão da cadeia de custódia, gestão de fluxos de trabalho, assinatura digital entre outras, desde que em conformidade com o disposto na legislação arquivística.
Art. 7° Para o atendimento ao disposto neste Decreto, os órgãos e as entidades da administração pública municipal utilizarão sistemas informatizados para a gestão e o trâmite de processos administrativos eletrônicos.
Parágrafo único. Os sistemas a que se refere o caput deverão utilizar, preferencialmente, tecnologias que permitam integração e prover mecanismos para a verificação da autoria e da integridade dos documentos em processos administrativos eletrônicos.
Art. 8° Nos processos administrativos eletrônicos, os atos processuais deverão ser realizados em meio eletrônico, exceto nas situações em que este procedimento for inviável ou em caso de indisponibilidade do meio eletrônico cujo prolongamento cause danos relevante à celeridade do processo.
§ 1° Caberá à Secretaria Municipal de Tecnologia e Inclusão Digital – SMTI atestar a indisponibilidade do meio eletrônico para fins de impossibilidade de cumprimento de prazo processual.
Parágrafo único. No caso das exceções previstas no caput, os atos processuais poderão ser praticados segundo as regras aplicáveis aos processos em papel, desde que posteriormente o documento-base correspondente seja digitalizado, conforme procedimento previsto no art. 152.
Art. 9° A autoria, a autenticidade e a integridade dos documentos e da assinatura, nos processos administrativos eletrônicos, poderão ser obtidas por meio de certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, observados os padrões definidos por essa Infraestrutura.
§ 1° O disposto no caput não obsta a utilização de outro meio de comprovação da autoria e integridade de documentos em forma eletrônica, inclusive os que utilizem identificação por meio de nome de usuário e senha.
§ 2° O disposto neste artigo não se aplica a situações que permitam identificação simplificada do interessado ou nas hipóteses legais de anonimato.
Art. 10. Os atos processuais em meio eletrônico consideram-se realizados no dia e na hora do recebimento pelo sistema informatizado de gestão de processo administrativo eletrônico do órgão ou da entidade, o qual deverá fornecer recibo eletrônico de protocolo que os identifique.
§ 1° Quando o ato processual tiver que ser praticado em determinado prazo, por meio eletrônico, serão considerados tempestivos os efetivados, salvo disposição em contrário, até as vinte e três horas e cinquenta e nove minutos do último dia do prazo, no horário local. oficial de Brasília.
§ 2° Na hipótese prevista no § 1°, se o sistema informatizado de gestão de processo administrativo eletrônico do órgão ou entidade se tornar indisponível por motivo técnico, o prazo fica automaticamente prorrogado até as vinte e três horas e cinquenta e nove minutos do primeiro dia útil seguinte ao da resolução do problema.
§ 3° A indisponibilidade referida no parágrafo anterior deverá ser atestada pela Secretaria Municipal de Tecnologia e Inclusão Digital – SMTI
Art. 11. O acesso à íntegra do processo para vista pessoal do interessado pode ocorrer por intermédio da disponibilização de sistema informatizado de gestão a que se refere o art. 4° ou por acesso à cópia do documento, preferencialmente, em meio eletrônico.
Parágrafo único. havendo necessidade de impressão do processo para vista pessoal, a despesa não poderá ser custeada pela administração pública municipal.
Art. 12 – A classificação da informação quanto ao grau de sigilo e a possibilidade de limitação do acesso aos servidores autorizados e aos interessados no processo observarão os termos da Lei n° 12.527, de 18 de novembro de 2011, e das demais normas vigentes.
Art. 13 – Os documentos nato-digitais e assinados eletronicamente na forma do art. 6° são considerados originais para todos os efeitos legais.
Art. 14 – O interessado poderá enviar eletronicamente documentos digitais para juntada aos autos.
§ 1° O teor e a integridade dos documentos digitalizados são de responsabilidade do interessado, que responderá nos termos da legislação civil, penal e administrativa por eventuais fraudes.
§ 2° Os documentos digitalizados enviados pelo interessado terão valor de cópia simples.
§ 3° A apresentação do original do documento digitalizado será necessária quando a lei expressamente o exigir ou nas hipóteses previstas nos art. 13 e art. 14.
Art. 15 – A digitalização de documentos recebidos ou produzidos no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública municipal deverá ser acompanhada da conferência da integridade do documento original.
§ 1° A conferência prevista no caput deverá registrar se foi apresentado documento original, cópia autenticada em cartório, cópia autenticada administrativamente ou cópia simples.
§ 2° Os documentos resultantes da digitalização de originais serão considerados cópia autenticada administrativamente, e os resultantes da digitalização de cópia autenticada em cartório, de cópia autenticada administrativamente ou de cópia simples terão valor de cópia simples.
§ 3° A administração poderá, conforme definido em ato de cada órgão ou entidade:
I – Proceder à digitalização imediata do documento apresentado e devolvê-lo imediatamente ao interessado;
II – Determinar que a protocolização de documento original seja acompanhada de cópia simples, hipótese em que o protocolo atestará a conferência da cópia com o original, devolverá o documento original imediatamente ao interessado e descartará a cópia simples após a sua digitalização; e
III – receber o documento em papel para posterior digitalização, considerando que:
a) os documentos em papel recebidos que sejam originais ou cópias autenticadas em cartório devem ser devolvidos ao interessado, preferencialmente, ou ser mantidos sob guarda do órgão ou da entidade, nos termos da sua tabela de temporalidade e destinação; e
b) os documentos em papel recebidos que sejam cópias autenticadas administrativamente ou cópias simples podem ser descartados após realizada a sua digitalização, nos termos do caput e do § 1°.
§ 4° Na hipótese de ser impossível ou inviável a digitalização do documento recebido, este ficará sob guarda da administração e será admitido o trâmite do processo de forma híbrida, conforme definido em ato de cada órgão ou entidade.
Art. 16 . Impugnada a integridade do documento digitalizado, mediante alegação motivada e fundamentada de adulteração, deverá ser instaurada diligência para a verificação do documento objeto de controvérsia.
Art. 17. A administração poderá exigir, a seu critério, até que decaia o seu direito de rever os atos praticados no processo, a exibição do original de documento digitalizado no âmbito dos órgãos ou das entidades ou enviado eletronicamente pelo interessado.
Art. 18. Deverão ser associados elementos descritivos aos documentos digitais que integram processos eletrônicos, a fim de apoiar sua identificação, sua indexação, sua presunção de autenticidade, sua preservação e sua interoperabilidade.
Art. 19. Os documentos que integram os processos administrativos eletrônicos deverão ser classificados e avaliados de acordo com o plano de classificação e a tabela de temporalidade e destinação adotados no órgão ou na entidade, conforme a legislação arquivística em vigor.
§ 1° A eliminação de documentos digitais deve seguir as diretrizes previstas na legislação.
§ 2° Os documentos digitais e processos administrativos eletrônicos cuja atividade já tenha sido encerrada e que estejam aguardando o cumprimento dos prazos de guarda e destinação final poderão ser transferidos para uma área de armazenamento específica, sob controle do órgão ou da entidade que os produziu, a fim de garantir a preservação, a segurança e o acesso pelo tempo necessário.
Art. 20. O formato dos arquivos dos documentos digitais deverá ser interoperáveis, abertos, independentes de plataforma tecnológica e amplamente utilizados.
Art. 21. Os órgãos ou as entidades deverão estabelecer políticas, estratégias e ações que garantam a preservação de longo prazo, o acesso e o uso contínuo dos documentos digitais.
Parágrafo único. O estabelecido no caput deverá prever, no mínimo:
I – Proteção contra a deterioração e a obsolescência de equipamentos e programas; e
II – Mecanismos para garantir a autenticidade, a integridade e a legibilidade dos documentos eletrônicos ou digitais.
Art. 22. A guarda dos documentos digitais e processos administrativos eletrônicos considerados de valor permanente deverá estar de acordo com as normas previstas pela instituição arquivística pública responsável por sua custódia, incluindo a compatibilidade de suporte e de formato, a documentação técnica necessária para interpretar o documento e os instrumentos que permitam a sua identificação e o controle no momento de seu recolhimento.
Art. 23. Para os processos administrativos eletrônicos regidos por este Decreto, deverá ser observado o prazo definido em lei ou outro normativo interno, para a manifestação dos interessados e para a decisão do administrador.
Art. 24. Fica constituído Comitê Municipal de Gestão de Processos Eletrônicos, que terá a responsabilidade de realizar o acompanhamento, análise e atualização dos fluxos dos processos automatizados propostos pelas secretarias no âmbito da prefeitura, visando manter todos os fluxos processuais em conformidade com a realidade de trabalho dos servidores e aprimoramento da autuação da prefeitura.
Parágrafo único. Para centralizar as solicitações dos usuários cada Secretaria designará Pontos Focais em seu âmbito de autuação para a realização de análise prévia à submissão ao Comitê Municipal.
Art. 25. O Comitê Municipal é responsável pelo acompanhamento, elaboração, atualização e aplicação de fluxo de processos de trabalho, bem como seus respectivos normativos, além de:
I – Emanar normas de atualização e inclusão de novos fluxos de trabalho nas Secretarias;
II – Orientar e analisar propostas enviadas pelos Pontos Focais das pelas Secretarias;
III – Acompanhar a correta execução dos fluxos de trabalhos pelas Secretarias;
IV – Receber e apurar denúncias sobre o descumprimento de fluxos de processos normatizados; e
V – Manter os fluxos de processos de toda a prefeitura atualizados.
Parágrafo único. Para o perfeito cumprimento de suas atribuições, os Comitês poderão convocar especialistas e ou colaboradores de outras áreas que possam assessorar e/ou contribuir com subsídios ao melhor desenvolvimento dos trabalhos, dos estudos e das pesquisas técnicas, bem como constituir subcomissões e grupos de trabalho em caráter eventual.
Art. 26. As secretarias deverão submeter as solicitações de alteração e elaboração de processo eletrônico ao Comitê Municipal, e deverão:
I – Acompanhar a aplicação e correto uso dos fluxos de processos automatizados nos setores de trabalho;
II – Realizar a análise e avaliação dos fluxos de processos de trabalho normatizados;
III – Realizar a análise e avaliação dos fluxos de processos de trabalho que carecem de normatização;
IV- Identificação de fluxos não normatizados e sua devida submissão ao Comitê Municipal;.
V – Submeter ao Comitê Municipal os fluxos dos processos solicitados de seus respectivos órgãos, bem como, informar os critérios para elaboração de propostas para os setores de sua alçada;
VI – Orientar quanto à aplicação dos normativos nos fluxos de trabalho; e
VII – coordenar a aplicação de novo fluxo de processo ou atualização de fluxo autorizado pelo Comitê Municipal.
Art. 27. Os trabalhos a que se referem este decreto não serão remunerados e serão prestados sem prejuízo das atribuições próprias dos cargos ou funções e considerados como de serviço público relevante.
Art. 28. O comitê deverá se reunir ordinariamente semestralmente, e extraordinariamente quando convocados pelas Secretarias.
Art. 29. Os fluxos de trabalho, quando aprovados pelo Comitê serão publicados através de Instrução Normativa da Secretaria Municipal de Administração e Gestão de Pessoas.
Art. 30. Cabe a Ouvidoria Geral do Município apurar a ocorrência de descumprimento dos fluxos de trabalho normatizados.
Art. 31. Fica vedada a mudança e criação discricionária de fluxos sem o cumprimento dos devidos procedimentos listados nesta norma, exceto quando absolutamente necessário ao funcionamento do órgão, caso que demandará reunião extraordinária do comitê visando os ajustes tempestivos.
Parágrafo único. Todos os fluxos normatizados devem ser atualizados em canais de comunicação da Prefeitura com o cidadão e com seus servidores.
Art. 32. A Secretaria de Administração e o Arquivo Público Municipal editarão normas complementares a este Decreto, além de Instruções Normativas do Comitê Municipal de Gestão de Processo Eletrônico.
Art. 33. No prazo de seis meses, contado da data de publicação deste Decreto, os órgãos e as entidades da administração pública municipal direta, autárquica e fundacional deverão apresentar ao Chefe do Executivo, cronograma de implementação do uso do meio eletrônico para a realização do processo administrativo, incluindo o desenvolvimento dos requisitos de negócio, tais como elaboração dos instrumentos de classificação e avaliação das atividades-fim em conformidade com o disposto na legislação arquivística, bem como a documentação de seus processos de trabalho.
§ 1° O uso do meio eletrônico para a realização de processo administrativo deverá estar implementado no prazo de até dois anos, contados da data de publicação deste Decreto.
§ 2° Os órgãos e as entidades de que tratam o caput que já utilizam processo administrativo eletrônico deverão adaptar-se ao disposto neste Decreto no prazo de até dois anos, contados da data de sua publicação.
Art. 34. Este Decreto entrará em vigor na data de sua publicação.
Boa Vista, 02 de agosto de 2018.
TERESA SURITA
Prefeita de Boa Vista