Trabalhista e Previdenciário
Tipos de Documentos	Prazo de Guarda pela Empresa	Início da Contagem	Amparo Legal
– Acordo de compensação de horas	5 anos	Retroativo à data da extinção do contrato de trabalho	Inciso XXIX.art.7º CF, art. 11CLT
-Acordo de prorrogação de horas	5 anos	Retroativo à data da extinção do contrato de trabalho	Inciso XXIX.art.7º CF, art. 11CLT
– Atestado de Saúde Ocupacional	Tempo de validade		Item 7.4.5 Poraria SSST nº 24/94
– CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados	36 meses	Primeiro dia do exercício seguinte	Par 2º art 1º, Port. MTb nº 194/95
– Carta com Pedidos de Demissão	5 anos	Retroativo à data de extinção do contrato de trabalho
– CAT – Comunicação de Acidente do Trabalho	10 anos	Primeiro dia do exercício seguinte	ART.32 E 45 LEI 8.212/91
– CIPA – Comissão Interna de Prevenção de Acidentes – livros de atas	5 anos	Próximo processo eleitoral	Item 5.40 Port. MTb nº3.214/78
– CIPA – Comissão Interna de Prevenção de Acidentes – livros de atas	Indeterminado		Item 5.40 Port. MTb nº3.214/78
– COFINS – Contribuição Financiamento da Seguridade Social (inclusive DARF)	5 anos	Data do recolhimento	Par. 2º, art. 10, Lei Compl. nº70/91
– Comprovante de entrega GPS (Guia da Previdência Social) ao sindicato profissional	10 anos	Primeiro dia do exercício seguinte	Art.32 e 45 lei 8.212/91
– Comprovante de pagamento de benefícios reembolsados pelo INSS	10 anos	Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado	Art.32 e 45 lei 8.212/91
– Comunicação do Aviso Prévio	5 anos	Retroativo à data de extinção do contrato de trabalho	Inciso XXIX.art.7º CF, art. 11CLT
– Contrato de trabalho	Indeterminado
– DARF´s – PIS (Programa de Integração Social)	10 anos	Data do recolhimento	Art.3º, 10º Dec-lei nº 2052/83
– Depósitos do FGTS	30 anos	Primeiro dia do exercício seguinte ou	Art23, Par. 5º, Lei 8.036

		data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado	de 11 de Maio de 1990.
– Documento das entidades isentas de contribuições previdenciárias (Livro Razão, balanço patrimonial e demonstrativo de resultado do exercício etc.) Livro Diário	10 anos Indeterminado	Primeiro dia do exercício seguinte	Art. 209 e 210 do Decreto nº3.048/99
– Ficha de Acidente de Trabalho e Formulário Resumo Estatístico Anual	3 anos	Primeiro dia do exercício seguinte	Item 13 Port.MTb nº 3214/78
– FINSOCIAL – Fundo de Investimento Social	10 anos	Data do recolhimento	Art 31 e 44 Dec. nº 92698/86
– Folha de pagamento	10 anos	Primeiro dia do exercício seguinte	Art 32 e 45 lei 8.212/91
– GFIP – Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social	30 anos	Retroativo à data de extinção do contrato de trabalho	Item 11 sa Resolução INSS nº 19/2000
– GPS (Guia da previdência Social) – original	10 anos	Primeiro dia do exercício seguinte	Itens 2 e 3 do Manual de Preenchimento da GPS
– GRCS – Guia de Recolhimento da Contribuição Sindical	5 anos		Art. 173 c/c Art. 150 Código Tributário Nacional
– GRE – Guia de Recolhimento do FGTS	30 anos	Próximo processo eleitoral	Art 23 Par. 5º Lei 8036 de 11 de Maio de 1990
– Histórico clínico	20 anos	Primeiro dia do exercício seguinte	Item 7.4.5 Port.SSST nº 24/94
– Lançamentos contábeis de contribuições previdenciárias Livro Diário Livro Razão	10 anos Indeterminado	1º dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado	Art 32 e 45 lei 8.212/91
– Livro “Registro de Segurança”	Exist. do equipamento		Item 9.3.8.1 Port.SSST mº25/94
– Livro de Inspeção do Trabalho	Indeterminado
– Livros ou fichas de Registro de Empregado	Indeterminado
– Livros, cartão ou fichas de ponto	5 anos	Retroativo à data da extinção do contrato de trabalho	Inciso XXIX,art.7 ºCF,art art.11 CLT
– Mapa de avaliação dos acidentes do Trabalho (SESMT)	5 anos	Data do comprovante de entrega	Item 4.12 Port. MTb nº 3214/78

– PIS-Programa Integração Social – PASEP – Progr.Formação Patrim. Serv. Público	10 anos	Data de recolhimento	Art. 3º e 10 Dec.- leinº2052/83
– PPP- Perfil Profissiográfico Previdenciário	30 anos	Primeiro dia do exercício seguinte
– RAIS – Relação Anual de Informações Sociais	10 anos	Data de entrega	Art. 3º e 10 Dec.-lei nº 2052/83
– RE – Relação de Empregado do FGTS	30 anos	Primeiro dia do exercício seguinte	Art. 23 Par.5º Lei nº 8036/1990
– Recibo de entrega do formulário Declaração de Instalação	Indeterminado		Portaria SSST nº 04/95
– Recibo de entrega do vale-transporte	5 anos	Retroativo à data da extinção do contrato de trabalho	Inciso XXIX,art 7º CF,art. 11 CLT
– Recibo de pagamento de salário	10 anos	Primeiro dia do exercício seguinte	Inciso XXIX,art 7º CF,art. 11 CLT
– Recibos de pagamento de férias	10 anos	Primeiro dia do exercício seguinte	Inciso XXIX,art 7º CF,art. 11 CLT
– Recibos de pagamento do 13º salário	10 anos	Primeiro dia do exercício seguinte	Inciso XXIX,art 7º CF,art. 11 CLT
– Recolhimentos previdenciários do contribuinte individual	Indeterminado		Item 9.3.8.1 Port. SSST nº 25/94
– Registro PPRA (Programa de Prevenção de Riscos Ambientais)	20 anos	Planejamento anual seguinte	Art.23 Par. 5º Leinº 8036
– RFP – Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS e Informações à Previdência Social	30 anos	Data do recolhimento	Item 3 da Resolução INSS nº 637/98
– Salário-educação – documentos relacionados ao benefício	10 anos	Primeiro dia do exercício seguinte	Art. 7º IN nº 1/97
– Salário-familía – documentos relacionados ao benefício	10 anos	Primeiro dia do exercício seguinte	Par. 1º Art. 84 Dec. 3048/99
– SEFIP – Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdencia Social	30 anos	1º dia do exercício seguinte ou data de anulação da cinstituiçãp do crédito anteriormente efetuado	Item 11 da Resolução INSS nº 19/2000
– Seguro Desemprego – Comunicado de Dispensa	5 anos	Data da extinção do contrato de trabalho	Par.Único Art. 5º Resol. 71/94
– Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho	5 anos	Data da extinção do contrato de trabalho	Inciso XXIX,art.7º CF, art. 11 CLT

Esses prazos serão válidos enquanto não prescritas eventuais ações que lhe sejam pertinentes.

Federal Comercial Fiscal
Tipos de Documentos	Prazo de Guarda pela Empresa	Ínicio da Contagem	Amparo Legal
– Arquivo em meio magnético (sistema de processamento de dados para registrar negócios e atividades econômicas, escriturar livros ou elaborar documentos)	5 anos	Primeiro dia do exercício seguinte	Art. 7º IN SRF nº 68/95
– Auditores independentes (documentos, relatórios, pareceres etc)	5 anos	Data da emissão de seu parecer	Resolução
– Compensação mercantil	20 anos		Art. 10 Cód. Coml.Brasileiro
– Comprov. deduções I. Renda (desp. e receitas de projetos culturais, obras audivisuais. etc.)	5 anos	Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado	Art.10 IN SE/MINC/SRF nº 1/95
– Comprovantes da Escrituração (Notas Fiscais e recibos)	5 anos	Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado	Art. 37 Lei 9430/96, inciso III art. 45 Lei 8981/95 e art. 173 CTN
– Contrato de Seguros – informação de valores	20 anos	Término da vigência	Resolição CFC nº872/2000
– Contratos de seguros de bens – documentos originais	5 anos	Término vig. ou prazo prescricional, o que for maior	Resolução CFC nº 872/2000
– Contratos de seguros pessoas – documentos originais	20 anos	Término da vigência	Resolução CFC nº 872/2000
– Contratos Previdenciários Privados	20 anos	Término da vigência	Art. 3º ao 7º Circ. SUSEP 74/99
– DECORE – Declaração Comprobatória de Percepção de Rendimentos	5 anos	Primeiro dia do exercício seguinte	Resolução CFC nº 872/2000.
– DIPJ – Declaração Integrada de Informações Econômico-Fiscal – Pessoa Jurídica	5 anos	Primeiro dia do exerciício seguinte	MIPJ, IN SRF nº 28/2000

– DIRF – Declaração de imposto de Renda Retido na Fonte	5 anos	Data da entraga à SRF	Art. 25 da IN SRF 146/99
– Extinção das debêntures	5 anos	Primeiro dia do exercício seguinte	Art. 74 da Lei 6.404/76
– Imposto de Renda – documentos relativos à declaração (geral)	5 anos	Primeiro dia do exercício seguinte	Art. 174 do Cód. Trib. Nacional
– Imposto sobre Produtos Industrializados (pessoa jurídica) – comprovantes de escrituração	5 anos	Ocorrência fato gerador 1º dia exerc. seguinte ou data anulação.constituição crédito anteriormente efetuado	Art. 116,421, DEC. nº 2637/98 c/c art. 37 Lei nº 9430/96
– Livros obrigatórios de escrituração fiscal e comercial Livro Diário Livro Razão	5 anos Indeterminado 10 anos	Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado	Art. 174,195 do Cód. Tributário Nacional
– Novação mercantil	20 anos
– Pagamentos mercantis	20 anos
– S\A – Títulos ou contratos de investimentos coletivos	8 anos	Primeiro dia do exercício seguinte
– Títulos de capitalização – documentos originais	20 anos	Término da vigência ou resgate, o que for maior
– Títulos de capitalização – informações de valores	20 anos	Términno da vigência

Esses prazos serão válidos enquanto não prescritas eventuais ações que lhe sejam pertinentes.

Estadual Fiscal
Tipos de Documentos	Prazo de Guarda pela Empresa	Ínicio da Contagem	Amparo Legal
– Bilhete de Passagem Arquivário	5 anos	Primeiro dia do exercício seguinte	Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto nº 6.374/89.
– Bilhete de Passagem e Nota Bagagem	5 anos	Primeiro dia do exercício seguinte	Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto nº 6.374/89.
– Bilhete de Passagem Ferroviário	5 anos	Primeiro dia do exercício seguinte	Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto nº 6.374/89.
– Bilhete de Passagem Rodoviário	5 anos	Primeiro dia do exercício seguinte	Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto nº 6.374/89.
– Carnê de recolhimento – ME e EPP anterior regime de estimativa	5 anos	Art. 193 do RICMS	Art. 193 do RICMS
– Conhecimento de Transporte Aquático de Gargas	5 anos	Primeiro dia do exercício seguinte	Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto nº 6.374/89.
– Conhecimento de Transporte Ferroviário de Cargas	5 anos	Primeiro dia do exercício seguinte	Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto nº 6.374/89.
– Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas	5 anos	Primeiro dia do exercício seguinte	Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto nº 6.374/89.
– Cupon Fiscal emitido por ECF	5 anos	Primeiro dia do exercício seguinte	Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto nº 6.374/89.
– Despacho de Transporte	5 anos	Primeiro dia do exercício seguinte	Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto nº 6.374/89.
– Documentos fiscais e formulários não emitidos – Desenquad. ME/ EPP	5 anos	Art. 193 do RICMS	Art. 193 do RICMS
– Livro de Movimento de Combustíveis	5 anos	Primeiro dia do exercício seguinte	Art. 221 do RICMS
– Livro de Registro de Entradas	5 anos	Primeiro dia do exercício seguinte	Art. 221 do RICMS
– Livro de Registro de Saídas	5 anos	Primeiro dia do exercício seguinte	Art. 221 do RICMS
– Livro de Registros de Apuração do ICMS	5 anos	Primeiro dia do exercício seguinte	Art. 221 do RICMS
– Livro de Registros de Apuração do IPI	5 anos	Primeiro dia do exercício seguinte	Art. 221 do RICMS

– Livro de Registros de Controle da Produção e do Estoque	5 anos	Primeiro dia do exercício seguinte	Art. 221 do RICMS
– Livro de Registros de Impressão de Documentos Fiscais	5 anos	Primeiro dia do exercício seguinte	Art. 221 do RICMS
– Livro de Registros de Inventário	5 anos	Primeiro dia do exercício seguinte	Art. 221 do RICMS
– Livro de Registros de Selo Especial de Controle	5 anos	Primeiro dia do exercício seguinte	Art. 221 do RICMS
– Livro de Registros de Utilizações de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrencias	5 anos	Primeiro dia do exercício seguinte	Art. 221 do RICMS
– Manifesto de Carga	5 anos	Primeiro dia do exercício seguinte	Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto nº 6.374/89.
– Nota Fiscal de Serviços de Comunicação	5 anos	Primeiro dia do exercício seguinte	Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto nº 6.374/89.
– Nota Fiscal de Serviços de Telecomunicação	5 anos	Primeiro dia do exercício seguinte	Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto nº 6.374/89.
– Nota Fiscal de Serviços de Transporte	5 anos	Primeiro dia do exercício seguinte	Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto nº 6.374/89.
– Nota Fiscal de Venda a Consumidor	5 anos	Primeiro dia do exercício seguinte	Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto nº 6.374/89.
– Nota Fiscal, modelos 1 ou 1-A	5 anos	Primeiro dia do exercício seguinte	Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto nº 6.374/89.
– Nota Fiscal/Conta de energia elétrica	5 anos	Primeiro dia do exercício seguinte	Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto nº 6.374/89.
– Ordem de Coleta de Cargas	5 anos	Primeiro dia do exercício seguinte	Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto nº 6.374/89.
– Resumo de Movimento Diário	5 anos	Primeiro dia do exercício seguinte	Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto nº 6.374/89.

Esses prazos serão válidos enquanto não prescritas eventuais ações que lhe sejam pertinentes.

Municipal Comercial Fiscal
Tipos de Documentos	Prazo de Guarda pela Empresa	Ínicio da Contagem	Amparo Legal
– Documentos em geral	5 anos	Primeiro dia do exercício seguinte	Art. 174 do Cód. Trib. Nacional
– Livro de Registro de Impressão de Documentos Fiscais	5 anos	Primeiro dia do exercício seguinte	Art. 174 do Cód. Trib. Nacional
– Livro de Registro de Movimento Diário de ingressos em Diversões Públicas	5 anos	Primeiro dia do exercício seguinte	Art. 174 do Cód. Trib. Nacional
– Livro de Registro de Notas Fiscais de Serviços Prestados	5 anos	Primeiro dia do exercício seguinte	Art. 174 do Cód. Trib. Nacional
– Livro de Registro de Notas Fiscais-Faturas de Serviços Prestados a Terceiros	5 anos	Primeiro dia do exercício seguinte	Art. 174 do Cód. Trib. Nacional
– Impressos Fiscais e Termos de Ocorrências	5 anos	Primeiro dia do exercício seguinte	Art. 174 do Cód. Trib. Nacional
– Nota Fiscal – Fatura de Serviço	5 anos	Primeiro dia do exercício seguinte	Art. 174 do Cód. Trib. Nacional
– Nota Fiscal de Serviço	5 anos	Primeiro dia do exercício seguinte	Art. 174 do Cód. Trib. Nacional

Esses prazos serão válidos enquanto não prescritas eventuais ações que lhe sejam pertinentes.

Livros Fiscais – Prazo de Conservação

As empresas num modo geral – indústria, comércio e prestadoras de serviços – devem conservar seus livros fiscais durante 5 (anos), contados a partir do fato gerador, tanto para o ICMS, IPI, ISS, etc. – p.ex.: nota fiscal emitida em 01.02.97, o crédito do imposto (ICMS/IPI) terá a sua prescrição em 01.01.2002. Ocorre que, por uma interpretação equivocada da lei, as empresas podem estar destruindo documentações sem observar as regras de outros tributos.

Por exemplo, o imposto sobre a renda (IR) prevê tratamento especial para conservação de documentos relacionados à toda atividade praticada, incluindo neste caso a própria documentação do ICMS e do IPI. O CTN/66, em seu art. 173, inciso I, ao prever que a Fazenda Pública tem o direito de constituir o crédito tributário, ou seja, exigir o tributo administrativamente, até 5 anos do primeiro dia do exercício àquele em que o lançamento poderia ter sido efetuado, acaba criando uma forma diferente de contar o período necessário para a guarda dos documentos. O fato gerador do imposto de renda pessoa jurídica ocorre com a entrega da declaração – DIPJ – no exercício seguinte aos fatos registrados (ano-base). Sendo assim, teríamos uma contagem totalmente alargada para fins de conservação de documentos utilizados para registro dos fatos administrativos e contábeis.

Ano do registro dos fatos administrativos e contábeis	1996
Ano da entrega da declaração do imposto de renda	1997
Início da prescrição (CTN/66, art. 173, inciso I)	1998
(+) 5 anos para ocorrência da prescrição (1998 + 5)	2003
Prazo necessário para guarda dos documentos (1996 – 2003)	7 anos
Prazo para guarda dos documentos relativos aos impostos ICMS/IPI	5 anos

Esse entendimento foi ratificado pela Lei n.° 9.430/96, art. 37. Ressalta-se que, o extinto livro de “compras”, exigido pelo imposto de renda, foi substituído pelo livro “registro de entradas modelos 1 e 1-A” , utilizados para os impostos ICMS e IPI. Sendo assim, os livros, que a princípio, estariam condicionados ao prazo de 5 anos (RICMS/00, arts. 202 e 230) para prescrição, passam a ter como prazo prescricional o prazo de 7 anos conforme o quadro acima.

Guarda de Documentos

Livros Fiscais – Prazo de Conservação