INSTRUÇÃO NORMATIVA N° 069, DE 05 DE JUNHO DE 2024
(DOE de 18.06.2024)
Institui e disciplina o sistema de processamento eletrônico do ITCD (sistema e-ITCD) no âmbito da Secretaria da Fazenda do Estado do Ceará.
O SECRETÁRIO DA FAZENDA DO ESTADO DO CEARÁ, no uso das atribuições legais que lhe confere o inciso III do art. 93 da Constituição Estadual, e
CONSIDERANDO a necessidade de instituir e disciplinar o Sistema de Processamento Eletrônico do ITCD (Sistema e-ITCD), que tem por finalidade a gestão dos procedimentos de instauração e tramitação dos processos administrativos eletrônicos relativos ao Imposto sobre Transmissão Causa Mortis e Doação (ITCD) no âmbito da Secretaria da Fazenda do Estado do Ceará (SEFAZ);
CONSIDERANDO a necessidade de migração dos documentos físicos para o formato digital, de efetivar uma tramitação célere dos processos administrativos tributários do ITCD e de viabilizar a aplicação dos princípios da transparência, publicidade, eficiência, economicidade e sustentabilidade ambiental;
CONSIDERANDO os objetivos estratégicos de modernizar e simplificar a estrutura e os processos organizacionais, ofertando serviços e informações ao cidadão de forma efetiva, por intermédio das melhores práticas de gestão nas áreas de tecnologia da informação e comunicação, bem como a integração de dados e informações entre os órgãos da Administração Pública; e
CONSIDERANDO, ainda, a autorização de aplicação, em âmbito estadual, da Lei federal n° 14.129, de 29 de março de 2021, a qual dispõe sobre os princípios, as regras e os instrumentos para o Governo Digital e para o aumento da eficiência pública,
RESOLVE:
CAPÍTULO I
DAS DISPOSIÇÕES PRELIMINARES
Art. 1° Esta Instrução Normativa dispõe sobre o Sistema de Processamento Eletrônico do ITCD (Sistema e-ITCD), que tem por finalidade a gestão dos procedimentos de instauração e tramitação de processos administrativos, por meio eletrônico, relativos ao Imposto sobre Transmissão Causa Mortis e Doação (ITCD), no âmbito da Secretaria da Fazenda (SEFAZ).
Art. 2° Fica instituído o Sistema e-ITCD, a ser utilizado como sistema oficial informatizado para a gestão e o trâmite dos processos administrativos eletrônicos relativos ao ITCD, compreendendo as funcionalidades de autuação, produção, inserção de documentos, movimentação, notificação e consultas relativas a processos administrativos eletrônicos.
Art. 3° O Sistema e-ITCD tem como objetivos:
I – proporcionar maior produtividade e celeridade na tramitação dos processos administrativos;
II – promover a utilização de meios eletrônicos para a interposição do pedido e análise dos processos com segurança, transparência e economicidade;
III – ampliar a sustentabilidade ambiental e reduzir os custos operacionais de armazenamento de documentos e de comunicação externa, por meio do uso da tecnologia da informação;
IV – facilitar o acesso e a comunicação do cidadão com as instâncias administrativas, permitindo o acompanhamento de suas solicitações, bem como conferindo transparência nas movimentações dos processos; e
V – fomentar a aplicação de uma política de justiça fiscal, conjugando eficiência e equidade na tributação.
CAPÍTULO II
DAS DEFINIÇÕES
Art. 4° Para os fins desta Instrução Normativa, considera-se:
I – processo administrativo eletrônico: é o processo administrativo constituído de atos ordenados apresentados em formato digital ou eletrônico, que tem como finalidade a obtenção de uma decisão administrativa;
II – documento digital: informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional, podendo ser:
a) documento nato-digital: documento criado originariamente em meio eletrônico; ou
b) documento digitalizado: documento obtido a partir da conversão de um documento não digital, gerando uma fiel representação em código digital;
III – meio eletrônico: qualquer forma de armazenamento ou tráfego de documentos e arquivos digitais;
IV – assinatura eletrônica: é o registro eletrônico da identificação do usuário de modo inequívoco, de uso pessoal e intransferível, podendo ser:
a) assinatura cadastrada: forma de identificação inequívoca do usuário mediante prévio cadastro de acesso a sistemas computacionais com fornecimento de login e senha, inclusive Gov.br e Acesso Cidadão; ou
b) assinatura digital: forma de identificação inequívoca do usuário, de uso pessoal e intransferível, baseada em certificado digital emitido por autoridade certificadora credenciada na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras – ICP-Brasil -, para firmar documento eletrônico ou digital.
V – certificado digital: é o documento eletrônico emitido por Autoridade Certificadora integrante da hierarquia da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), que permite a identificação segura e inequívoca do autor de uma mensagem ou transação feita em meios eletrônicos, e que certifica a autenticidade dos emissores e destinatários dos documentos e dados que trafegam numa rede de comunicação, bem como assegura a privacidade e inviolabilidade destes;
VI – usuário interno: servidores e funcionários terceirizados da SEFAZ, devidamente autorizados a acessar o Sistema e-ITCD;
VII – usuário externo: aquele passível de interpor pedido, assinar ou peticionar documentos eletrônicos no e-ITCD, desde que disponha de interesse jurídico na causa, esteja devidamente habilitado na forma da legislação vigente ou faça parte dos quadros da Defensoria Pública do Estado (DPE-CE) ou Procuradoria-Geral do Estado (PGE-CE);
VIII – sujeito passivo: pessoa obrigada ao pagamento de tributo ou penalidade pecuniária ou obrigada às prestações que constituam o seu objeto, nos termos dos arts. 121 e 122 do Código Tributário Nacional; e
IX – procurador do sujeito passivo: usuário externo devidamente constituído por meio de procuração com poderes específicos, ou que faça parte dos quadros da Defensoria Pública do Estado (DPE-CE), para apresentar declarações e documentos em nome do contribuinte, em conformidade com a legislação específica, podendo assinar ou peticionar documentos eletrônicos no e-ITCD.
CAPÍTULO III
DA UTILIZAÇÃO DO SISTEMA e-ITCD
Seção I
Do acesso e dos usuários
Art. 5° O processo administrativo eletrônico de que trata esta Instrução Normativa será interposto diretamente pelo sujeito passivo do ITCD, por meio de acesso ao Sistema e-ITCD.
§ 1° Em caso de representação legal, o usuário externo deverá apresentar nos autos, conforme o caso:
I – procuração com poderes específicos para demandar, prestar declarações e anexar documentos perante a SEFAZ; ou
II – documentos comprobatórios da sua condição de assistente ou representante.
§ 2° Havendo multiplicidade de herdeiros, a demanda poderá ser interposta por apenas um dos beneficiários, sem prejuízo da exigência da documentação prevista no § 1° quanto aos demais.
Art. 6° O acesso ao Sistema e-ITCD e a assinatura eletrônica dos respectivos documentos e atos administrativos serão realizados no sítio eletrônico www.sefaz.ce.gov.br, por meio de certificado digital emitido por entidade credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), autenticação no Gov.br, no Acesso Cidadão, assegurando-se o sigilo, a identificação do interessado, a autenticidade e o não repúdio das comunicações que forem efetivadas.
Parágrafo único. As instruções sobre os procedimentos de acesso ao Sistema e-ITCD serão disponibilizadas em seção própria do sítio eletrônico a que se refere o caput deste artigo.
Art. 7° O usuário externo poderá:
I – instaurar processos administrativos eletrônicos;
II – peticionar e assinar documentos; e
III – acompanhar o trâmite processual.
Art. 8° É obrigação do usuário externo do e-ITCD:
I – manter o sigilo da senha relativa à assinatura eletrônica, não sendo oponível, em qualquer hipótese, alegação de uso indevido por outrem;
II – informar à Administração Tributária quaisquer alterações de endereço eletrônico próprio ou, quando for o caso, do seu representante, procurador ou profissional de Contabilidade ou Direito responsável pelas tratativas do imposto, bem como de seu endereço residencial;
III – acessar o Sistema e-ITCD e os endereços eletrônicos informados nos autos, constantemente, mantendo-se atento às notificações e comunicações administrativo-tributárias que lhes forem enviadas pelas unidades fazendárias.
Art. 9° O acesso ao Sistema e-ITCD pelos usuários internos será disponibilizado aos servidores e funcionários da SEFAZ cujas funções requeiram a utilização do Sistema, ou possibilitem a consulta geral, devendo o perfil de acesso ser compatível com as suas atribuições.
Art. 10. É de responsabilidade dos usuários internos do e-ITCD:
I – cumprir os deveres legais referentes ao acesso à informação e à proteção de dados sigilosos, pessoais ou que contenham outro grau de sensibilidade, observando as disposições da Lei federal n°13.709, de 14 de agosto de 2018 (Lei Geral de Proteção de Dados), e da Lei federal n°12.527, de 18 de novembro de 2011 (Lei de Acesso à Informação);
II – acessar e utilizar as informações do sistema no estrito cumprimento de suas atribuições funcionais;
III – manter sigilo da senha relativa à sua assinatura digital;
IV – encerrar a sessão de uso do Sistema sempre que se ausentar do computador, garantindo a impossibilidade de uso indevido das informações por pessoas não autorizadas;
V – responder pelas consequências decorrentes das ações ou omissões que possam pôr em risco ou comprometer a exclusividade de conhecimento de sua senha ou dos atos do processo para os quais esteja habilitado a atuar;
VI – respeitar o fluxo processual, justificando eventuais trâmites diversos no despacho de encaminhamento.
Art. 11. São atribuições do usuário interno do e-ITCD, de acordo com as atribuições próprias de seu cargo ou função na SEFAZ:
I – deliberar acerca da viabilidade jurídica dos pedidos realizados pelo usuário externo, rejeitando os ilícitos, impertinentes, desnecessários ou meramente protelatórios, sempre através de decisão fundamentada;
II – proceder com a distribuição dos processos, a qual também poderá ser realizada de forma automática pelo próprio Sistema e-ITCD;
III – solicitar informações, esclarecimentos e novos documentos ao usuário externo do sistema e-ITCD, em caso de dúvida ou ausência de documentação essencial à análise do pedido;
IV – expedir as notificações pertinentes ao desenvolvimento da demanda; e
V – exercer demais atos necessários ao fiel andamento do processo.
Art. 12. Presumem-se de autoria dos respectivos usuários os atos praticados com lastro em sua identificação e senha pessoal.
Parágrafo único. Os usuários responderão administrativa, civil e penalmente por ato ou fato que caracterize uso indevido do Sistema e-ITCD, na forma da legislação em vigor.
Seção II
Do Processo Administrativo Eletrônico
Art. 13. Os processos eletrônicos no âmbito do e-ITCD observarão as seguintes regras:
I – os processos instaurados no âmbito do e-ITCD receberão numeração única gerada pelo Sistema;
II – os documentos produzidos no âmbito do Sistema e-ITCD integram os respectivos processos administrativos eletrônicos;
III – os processos eletrônicos serão protegidos por meio do uso de métodos de segurança de acesso e de armazenamento em formato digital, a fim de garantir autenticidade e integridade dos dados;
IV – o acesso às informações observará o disposto na Lei federal n°12.527, de 18 de novembro de 2011, bem como outras normas congêneres;
V – o processamento dos dados observará os princípios e instrumentos da Lei federal n°14.129, de 29 de março de 2021, aplicável em âmbito estadual em prol da eficiência pública.
Art. 14. Nos processos administrativos eletrônicos, os atos processuais, inclusive a juntada de documentos ao processo, deverão ser efetuados preferencialmente por meio do próprio Sistema e-ITCD, salvo motivo relevante, a critério da Administração.
Art. 15. A utilização de meio eletrônico desobrigará o interessado de protocolizar os documentos em meio físico de papel na SEFAZ, exceto quando não puderem ser apresentados na forma eletrônica.
Art. 16. Os atos processuais em meio eletrônico consideram-se realizados no dia e na hora do recebimento pelo Sistema.
§ 1° Quando o ato processual tiver que ser praticado em determinado prazo por meio eletrônico, serão considerados tempestivos os efetivados, salvo disposição em contrário, até as vinte e três horas e cinquenta e nove minutos do último dia do prazo.
§ 2° Na hipótese prevista no § 1°, se o sistema se tornar indisponível por motivo técnico, o prazo fica automaticamente prorrogado até as vinte e três horas e cinquenta e nove minutos do primeiro dia útil seguinte ao da resolução do problema.
Art. 17. Para os processos administrativos eletrônicos regidos por esta Instrução Normativa, será observado o prazo regulamentar específico para a manifestação dos interessados e para a decisão do agente público.
Seção III
Do Peticionamento Eletrônico
Art. 18. Entende-se como peticionamento eletrônico o envio, diretamente pelo usuário externo, via Sistema e-ITCD, de documentos eletrônicos, visando a formalização de novo processo ou o fornecimento de dados e informações relativos a processo existente.
Art. 19. O interessado deverá enviar eletronicamente documentos digitais para juntada aos autos.
§ 1° O teor e a integridade dos documentos digitalizados são de responsabilidade do interessado, que responderá nos termos da legislação civil, penal e administrativa por eventuais fraudes ou uso de má-fé.
§ 2° Os documentos digitalizados juntados aos autos por usuário externo, via peticionamento eletrônico, terão valor de cópia simples.
§ 3° A apresentação do original do documento digitalizado será necessária somente quando a lei expressamente a exigir.
Art. 20. A Administração poderá exigir, a seu critério, até que decaia o seu direito de rever os atos praticados no processo, a exibição do original de documento digitalizado no âmbito dos órgãos ou das entidades ou enviado eletronicamente pelo interessado.
Parágrafo único. A não apresentação dos originais, de acordo com o caput deste artigo, ou a falta de declaração de autoridade que possua fé pública de que os documentos eletrônicos transmitidos representam cópias autênticas e fiéis de seus originais, resultarão na desconsideração dos referidos documentos eletrônicos, fazendo prova unicamente a favor da Administração Pública.
Seção IV
Da Assinatura Eletrônica
Art. 21. Para todos os efeitos legais, no âmbito do Sistema e-ITCD, a assinatura cadastrada e a assinatura digital têm a mesma validade.
§ 1° O uso indevido da assinatura eletrônica implicará a responsabilização legal do usuário.
§ 2° A SEFAZ poderá definir, através de ato próprio, tipos de documentos que deverão ser assinados eletronicamente exclusivamente através de certificado digital.
Art. 22. A produção e o envio de documentos, bem como a prática de atos processuais administrativos por meio eletrônico, somente serão admitidos mediante a utilização de assinatura eletrônica que possibilite a identificação inequívoca do signatário, na forma das alíneas “a” e “b” do inciso IV do art. 4°, ou outro meio idôneo admitido pela Administração Pública em ato normativo.
Art. 23. Os documentos eletrônicos produzidos e geridos no âmbito do e-ITCD terão sua autoria, autenticidade e integridade asseguradas mediante utilização de assinatura eletrônica.
Art. 24. Os documentos produzidos no Sistema e-ITCD e assinados eletronicamente serão considerados originais para todos os efeitos legais.
Seção V
Das Comunicações Eletrônicas
Art. 25. No âmbito do Sistema e-ITCD, todas as notificações serão feitas por meio eletrônico, devendo ser observados os prazos regulamentares específicos da legislação tributária para a manifestação do interessado e decisão do agente público.
§ 1° Quando for inviável o uso do meio eletrônico para a realização da notificação, os atos processuais poderão ser praticados segundo as regras ordinárias, devendo ser digitalizados e acostados aos autos do processo administrativo eletrônico perante o Sistema e-ITCD.
§ 2° As comunicações eletrônicas ao sujeito passivo, ou ao seu procurador, no curso dos processos administrativos eletrônicos perante o e-ITCD serão realizadas preferencialmente por meio do próprio Sistema e-ITCD, podendo, ainda, a SEFAZ fazê-lo através de DT-e, ou outro sistema eletrônico que possibilite ciência inequívoca do interessado, inclusive Whatsapp ou outro aplicativo de mensagens instantâneas com confirmação de recebimento.
§ 3° O e-ITCD deverá gerar recibo da notificação realizada na forma do § 2°, o qual será encaminhado em cópia ao endereço eletrônico de e-mail fornecido pelo usuário externo na interposição do pedido.
§ 4° Considerar-se-á realizada a notificação no dia em que o usuário externo efetivar a consulta eletrônica ao teor da notificação emitida no próprio Sistema e-ITCD.
§ 5° Na hipótese do § 4° deste artigo, nos casos em que a consulta se dê em dia não útil, a notificação será considerada como realizada no primeiro dia útil seguinte.
§ 6° A consulta referida nos §§ 4° e 5° deste artigo deverá ser feita em até 10 (dez) dias corridos contados da data do envio da notificação eletrônica, sob pena de considerar-se automaticamente realizada na data do término desse prazo.
§ 7° Aplicam-se as disposições da Lei n°16.737, de 26 de dezembro de 2018, naquilo que não for contrário ao previsto nesta Instrução Normativa.
Seção VI
Da impugnação
Art. 26. Impugnada a autenticidade ou a integridade de documento ou processo eletrônico no âmbito do Sistema e-ITCD, mediante alegação motivada e fundamentada de adulteração ou falsidade, deverá ser instaurada diligência para a verificação da controvérsia e apuração de eventuais responsabilidades.
CAPÍTULO IV
DAS DISPOSIÇÕES FINAIS
Art. 27. Os documentos que integram os processos administrativos eletrônicos poderão ser classificados quanto ao grau de sigilo, com possibilidade de limitação de acesso, conforme a legislação arquivística em vigor.
Art. 28. A implantação do Sistema e-ITCD e a consequente migração dos processos administrativos será realizada de forma gradual, de acordo com cronograma de implantação definido pela Secretaria da Fazenda.
Parágrafo único. O cronograma previsto no caput deste artigo será dividido em duas fases, entendendo-se como Fase I a implantação do Sistema e-ITCD “Inter Vivos”, relativo ao processamento dos requerimentos de cálculo do ITCD provenientes do fato gerador de doação de bens ou direitos, e como Fase II a implantação do Sistema e-ITCD “Causa Mortis”, relativo ao processamento dos requerimentos de cálculo do ITCD provenientes do fato gerador de transmissão de bens e direitos por óbito.
Art. 29. Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação.
SECRETARIA DA FAZENDA DO ESTADO DO CEARÁ, em Fortaleza, aos 05 de junho de 2024.
FABRÍZIO GOMES SANTOS
SECRETÁRIO DA FAZENDA