Todos os dias, as empresas lidam com vários documentos em seu setor de Recursos Humanos (RH). Dependendo do porte da companhia, mais de dez contratos de admissão de funcionários são solicitados ao colaborador que está entrando na empresa. Por isso, é preciso ter uma gestão organizada quando o assunto é armazenar documentos.

Todavia, antes de mais nada, com a tecnologia já é possível realizar a assinatura de forma eletrônica de todos os documentos que envolvem o Recursos Humanos. Mas, muitas empresas ainda dispõem de um arquivo em papel.

Com um grande volume para controlar, é fundamental que a empresa cumpra com os prazos de guarda, uma vez que eles devem ser respeitados.

Porém, quanto tempo é preciso guardar essa documentação? Acompanhe a leitura e fique ciente do assunto.

Por que é importante guardar documentos?

Muitas pessoas já se perguntaram por quanto tempo deveriam guardar algum documento. Afinal, vai ter alguma ocasião em que talvez seja necessário comprovar alguma informação, não é mesmo?

Em uma empresa, isso funciona do mesmo modo, com a diferença de que esses documentos podem impactar todos que fazem parte de uma organização.

Evitar problemas trabalhistas

Todos os colaboradores têm o direito de ajuizar uma ação trabalhista ao sair de uma relação laboral e podem requerer isso em relação aos seus últimos cinco anos na empresa.

Ocorre que, quando ocorre uma acusação em um processo trabalhista, a empresa precisa ter comprovações sobre tudo que se passou no decorrer desse lapso temporal. Na falta desses documentos, isso pode acarretar uma derrota em uma eventual disputa judicial.

Evitar problemas fiscais

Assim como o item anterior, a empresa pode ser alvo de uma fiscalização. Nesse caso, o fiscal do trabalho solicitará documentações e, caso não estiverem em mãos da empresa, pode enfrentar problemas fiscais, gerando um possível pagamento de multas pelo não armazenamento ou perda desses arquivos.

Maior segurança

O arquivamento correto permite que a empresa tenha maior segurança fiscal, trabalhista e financeira, visto que ela não terá problemas relacionados à gestão ineficiente de documentos. Também otimiza funcionalidades, como a gestão de tempo no RH da empresa, uma vez que não será preciso procurar alguns deles em um mundo de arquivos.

Fonte: Jornal Contábil